Списание спецодежды в бухгалтерском учете в 2021 — 2021 годах

Средства индивидуальной защиты (СИЗ) применяются, как правило, на производственных предприятиях и при работах, требующих специфических приспособлений, хотя закон не запрещает применять их и в любых других организациях. Попробуем разобраться в некоторых вопросах учета:

• Всегда ли принимать затраты в налоговом учете, какие условия соблюсти для этого?
• Как оформить приобретенные средства в бухгалтерии?
• Удерживать ли стоимость спецодежды с сотрудника при увольнении?
• Положена ли индивидуальная защита офисным работникам?

Что следует учитывать, заключая договор на закупку спецодежды?

1. Работодатель обязан приобретать и выдавать спецодежду, прошедшую сертификацию или декларирование соответствия.
2. До 31 декабря 2013 года спецодежда приобреталась и выдавалась по результатам аттестации рабочих мест по условиям труда. С 1 января 2014 вместо аттестации рабочих мест по условиям труда проводится специальная оценка условий труда. А потому если в организации дополнительно создаются новые рабочие места, которые по результатам СОУТ содержат вредные или опасные факторы, и необходимой спецодежды в наличии нет, следует вновь заключить договор на ее поставку.
3. Спецодежда приобретается за счет средств работодателя. Это означает, что приобретение такой одежды за счет средств работников недопустимо. На практике часто возникают подобные ситуации.
4. Выдаваемая работникам спецодежда должна соответствовать их полу, росту и размерам, характеру и условиям выполняемой работы. Таким образом, законодательство обязывает работодателя выдавать спецодежду требуемого размера. Следовательно, заключая договор с поставщиком, следует указать в заявке всю размерную линейку. При поставке материалов проконтролировать ее выполнение.

Норматив

Конечно, выдавать спецодежду и другие средства защиты направо и налево не получится, существуют нормативы. Они определяются несколькими основными документами (типовые нормы), утвержденными:

• Постановлением Минтруда №70 от 31.13.97 (по теплой одежде).
• Приказом Минтруда №997н от 09.12.14 (общие).
• Приказом Минздравсоцразвития №297 от 20.04.06 (сигнальная одежда).

В отдельных отраслях также существуют собственные законодательные акты, поэтому в первую очередь нужно проверить, нет ли их для вашего вида деятельности, а затем обращаться к общим. Допускается установление собственных норм, естественно, только если это улучшает положение работников и повышает защищенность.

Если открыть Приказ №997, то видно, что указывается количество СИЗ и спецодежды на годовой период, но иногда это не конкретное число, а загадочная фраза «до износа». Что она означает: списываем такое средство в любое время, когда оно придет в негодность? И да и нет. Для начала все-таки придется обратить внимание на инструкцию, прилагаемую к изделию, в ней должен быть срок службы, на него и стоит ориентироваться (установить в ЛНА).

Конечно, если, например, рабочие ботинки будут испорчены раньше, их также необходимо будет заменить. Работник вправе отказаться приступать к работе, если ему не предоставлены средства защиты (а значит, не соблюдена техника безопасности), при этом время простоя придется оплатить по полной ставке.

Кстати! СИЗ должны быть сертифицированы и иметь соответствующую декларацию, в противном случае их использование на предприятии недопустимо.

Для списания непригодных к эксплуатации защитных средств составляется акт, который подписывает специальная комиссия. В отдельных случаях придется определять уровень износа раньше срока, например, если сотрудник уволился, а сдать спецодежду (и не только) не удосужился и оставил себе. В этом случае производим расчет исходя из продолжительности использования.

Пример: Монтеру Сидорову был выдан специальный костюм — комбинезон и куртка — со сроком износа 1 год. Сотрудник уволился через 4 месяца, не возвратив одежду. Необходимо рассчитать степень изношенности костюма. Принимаем срок 12 месяцев за 100%, тогда 4 месяца — это 33,33%. Получается, процент износа составляет чуть больше тридцати трех процентов.

Обратите внимание! Если работодатель передает спецодежду уволенному работнику, то это натуральный доход, по которому необходимо удержать НДФЛ. Если сделать это невозможно, нужно направить соответствующую справку формы 2-НДФЛ в ФНС.

Некоторые средства нуждаются в прохождении особой периодической процедуры – поверки. В ее результате проводятся специальные испытания (например, это касается диэлектрических перчаток), устанавливается пригодность к дальнейшему использованию.

За счет каких источников финансирования можно приобретать спецодежду?

Такой вопрос чаще всего интересует бухгалтеров бюджетных учреждений. Этот вид расходов может финансироваться как за счет бюджетных субсидий, выделенных на выполнение государственного (муниципального) задания, так и за счет средств, полученных от оказания платных услуг.
Кроме того, бюджетное учреждение вправе приобрести спецодежду за счет страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. Основанием для приобретения служат результаты СОУТ.

Размер средств, направляемых страхователем на финансирование предупредительных мер, не может превышать 20 % сумм страховых взносов, начисленных за предшествующий календарный год, за вычетом расходов на выплату обеспечения по указанному виду страхования, произведенных страхователем в предшествующем календарном году.

Отметим, для того чтобы произвести расходы за счет страховых взносов на травматизм, бюджетная организация должна обратиться с заявлением в исполнительный орган ФСС по месту своей регистрации до 1 августа текущего календарного года.

Утилизация СИЗ

Списанные СИЗ необходимо хранить на складе не более 11 месяцев, так как после списания начинает действовать ФЗ № 89 “Об отходах производства и потребления», вследствие чего спецодежда превращается в отход III класса опасности.

Причем от степени загрязнения спецодежды и состава ткани класс опасности может меняться в большую сторону, например, загрязнение нефтепродуктами на 15% и более.

Хранение в таком случае считается уже сбором и накоплением отходов, а подобная деятельность относится к лицензируемому виду, если таковой нет – будут применены меры административного воздействия.

Утилизация проходит следующим образом: собирается вся спецодежда для утилизации, вызывается компания, занимающаяся соответствующим видом деятельности (у них есть лицензия на транспортировку и утилизацию), они приезжают, забирают СИЗ и дают акт, который потом нужно приложить к отчетам в Росприроднадзор и показать сдачу в утиль.

К этому нужно отнестись серьезно, так как наказание в области охраны окружающей среды сильно “бьет” по бюджету работодателя и расценивается по ч.4 КоАП ст. 8.2:

• на граждан – от 3000 до 5000 рублей;
• на должностных лиц – от 20000 до 40000 рублей;
• на ИП – от 40000 до 50000 рублей или приостановление деятельности на срок до 90 суток;
• на ЮЛ – от 300000 до 400000 рублей или приостановление деятельности на срок до 90 суток.

В случае выявления в течение года повторного нарушения будет применен ч.5 КоАП ст. 8.2:

• на граждан – от 5000 до 6000 рублей;
• на должностных лиц – от 40000 до 50000 рублей;
• на ИП – от 50000 до 60000 рублей или приостановление деятельности на срок до 90 суток;
• на ЮЛ – от 500000 до 600000 рублей или приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Поэтому рекомендую утилизировать желательно 2 раза в год, чтобы обезопасить работодателя штрафов Росприроднадзора.

Как учитывать расходы на спецодежду

Спецодежду, находящуюся в собственности организации, учитывают до передачи в эксплуатацию на счетах / субсчетах учета материалов. Как другие материалы, ее принимают к учету по стоимости фактических затрат на приобретение. Порядок учета спецодежды закрепляют в качестве элемента бухгалтерской учетной политики фирмы. Приобретенную спецодежду приходуют на склад на основании приходного ордера.

Есть и другой способ. Как видно из пункта 9 Методических указаний, организация может вести учет специальных инструментов, приспособлений, оборудования в порядке, предусмотренном для учета основных средств. Этот метод имеет ряд недостатков. Во-первых, стоимость спецодежды придется облагать налогом на имущество. Во-вторых, необходимо следить за состоянием спецодежды, чтобы ее вовремя можно было списать.

Регистрация СФ поставщика

НДС принимается к вычету при выполнении условий (п. 2 ст. 171 НК РФ):

• спецодежда приобретена для работников, участвующих в деятельности, облагаемой НДС;
• в наличии правильно оформленный СФ (УПД);
• спецодежда принята к учету (п. 1 ст. 172 НК РФ).

Для регистрации входящего счета-фактуры укажите его номер и дату внизу формы документа Поступление (акты, накладные, УПД) и нажмите кнопку Зарегистрировать.

Документ Счет-фактура полученный автоматически заполняется данными документа Поступление (акт, накладная, УПД):

• Код вида операции — «Получение товаров, работ, услуг».

Если в документе установлен флажок Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения, то при его проведении будут сделаны проводки по принятию НДС к вычету.

Проводки по документу

Документ формирует проводку:

• Дт 68.02 Кт 19.03 — НДС принят к вычету.

Отчет Книга покупок можно сформировать из раздела Отчеты — Книга покупок. PDF

Выдача спецодежды работникам

При передаче спецодежды со склада в другие подразделения компании необходимо оформить первичный документ, на основании которого ведется учет спецодежды. Такой бумаги будет достаточно для того, чтобы списать стоимость спецодежды на расходы как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.

Если вы выберете унифицированную первичку, то можете воспользоваться одной из этих форм:

• требование-накладная;
• накладная на отпуск материалов.

Если вы решили разработать собственный бланк, то можно взять за основу накладную на отпуск материалов, убрав из нее лишнее.

Ответственный за получение спецодежды сотрудник выдает ее работникам. Его действия тоже надо где-то фиксировать. Желательно завести на каждого человека во всех подразделениях специальную ведомость на год или месяц, чтобы не оформлять ее каждый раз, выдавая спецодежду.

Учет можно вести и в специальной карточке, которую заполняют на каждого работника организации, получившего спецодежду.

Порядок списания спецодежды, пришедшей в негодность раньше срока

Пример (продолжение)

В мае ООО «Дизайн Ремонт» передало в эксплуатацию 1 защитный костюм, 1 головной убор, 12 пар перчаток и 1 защитные очки.

Метод списания спецодежды определен в виде ежемесячного линейного списания, за исключением перчаток — по ним списание производится за 1 раз в полной сумме.

После начала эксплуатации спецодежды произошли события:

Подробно порядок списания запасов в соответствии с требованиями нового ФСБУ 5/2019 описан в Готовом решении от КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, пробный доступ можно получить бесплатно.

Как удержать стоимость спецодежды с увольняющегося работника?

Когда вы выдаете работнику спецодежду, необходимо заключить с ним договор о передаче мягкого инвентаря в пользование или разовый документ о приеме-передаче.

Обязанность работника возмещать причиненный работодателю прямой действительный ущерб предусмотрена статьей 238 ТК РФ, поэтому расторжение трудового договора не влечет освобождения работника от материальной ответственности за невозврат спецодежды.

Таким образом, в случае правильного оформления выдачи специальной одежды при невозвращении ее работником, увольняющимся из организации, работодатель вправе требовать возмещения стоимости спецодежды (срок использования которой не истек) с учетом степени ее износа (ст. 246 ТК РФ).

Избежать ошибок при ведении учета спецодежды или униформы позволяют программы «Контур-Бухгалтерия Актив» и «Контур-Бухгалтерия Бюджет».

Юлия Вольхина, менеджер проектов

Автоматизация учета специальной одежды и СИЗ при помощи программы «Охрана труда»

Рассмотрим подробнее работу программы «Охрана труда». Для начала работы необходимо заполнить основные справочники: «Организации», «Подразделения», «Профессии», «Физические лица».

В программе имеется блок для обмена данными с типовыми конфигурациями на платформе 1С:Предприятие: «Управление производственным предприятием», «Зарплата и управление персоналом», «Бухгалтерия предприятия».

Для заполнения, а главное для актуализации данных можно воспользоваться обработкой загрузки данных. Программа уже настроена и для начала обмена достаточно просто указать необходимую базу данных в качестве источника. После обмена все необходимые справочники будут заполнены.

Теперь мы можем установить размеры физических лиц двумя способами:

1. Внести данные о размерах в личную карточку физического лица.

2. Воспользоваться специальной обработкой «Установка размеров физлиц». Этот вариант удобнее при первоначальном заполнении размеров, когда требуется заполнение данных по всем физлицам.

Вести размеры номенклатуры одежды, так же возможно с помощью программы «Охрана труда». Номенклатура в учетных системах бухгалтерии или складского учета может не вестись с достаточной степенью детализации по размерам. Там это не нужно. А для обеспечения работников специалисту по охране труда требуется обязательно. Для этого в программе предусмотрен учет в разрезе характеристик.

Полученные данные из учетных систем при переносе в программу «Охрана труда» необходимо конкретизировать по размерам.