Счет-фактура в 2021 году: новые правила заполнения и тонкости

Что это такое?

Согласно ст. 169 НК РФ, счет-фактура – это документ, который служит основанием для принятия покупателем от продавца товара, услуг, работ, или имущественных прав налоговых сумм к вычету.

Счет-фактура выставляется в электронном или бумажном виде: в первом случае у обеих сторон сделки должны иметься совместимые технические средства и возможности для приема и обработки счетов-фактур.

Если после составления документа выявились неточности в нем, а именно: произошло изменение стоимости выполненных услуг, отгруженного товара или их объем, количество в сторону уменьшения, тогда продавец выставляет покупателю корректировочный счет-фактуру (в соответствии с ФЗ № 245-ФЗ от 19.07.2011г.).

Корректировочный документ помогает сделать пересчет с учетом ошибок и неточностей, которые были допущены в прошлые годы.

ВАЖНО! Счета-фактуры обязаны выставлять те компании-продавцы, которые являются плательщиками НДС.

Таким образом, целью этого документа, являются:

подтверждение факта выполнения работы или поставки товара;
подтверждение суммы выплаченного НДС с возможностью его дальнейшего зачета.

Правила заполнения

Подробный порядок заполнения приведен в постановлении №1137 и статье 169 Налогового кодекса. Одним из обязательных реквизитов, который содержит счет-фактура заполненный, является порядковый номер (пп. 1 п. 5 ст. 169 НК РФ). Специальных правил нумерации не предусмотрено.

ВАЖНО!

Документ подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или иными лицами, уполномоченными на такие действия приказом или доверенностью от организации. От имени ИП вправе подписаться иное лицо на основании доверенности предпринимателя с указанием реквизитов свидетельства о государственной регистрации ИП.

Счета-фактуры не составляют:

лица, не являющиеся налогоплательщиками, освобожденные от исполнения обязанностей налогоплательщика (пп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ);
по операциям, не подлежащим налогообложению (освобождаемые от налогообложения) на основании статьи 149 НК РФ;
организации, ИП, работающие в сфере розничной торговли, общественного питания, выполнения работ (оказания услуг) для населения за наличный расчет при условии выдачи кассового чека или иных документов установленных форм (п. 7 ст. 168 НК РФ);
организации и ИП, применяющие специальные налоговые режимы: ЕСХН, УСН, ЕНВД, ПСН, с учетом некоторых исключений;
в иных случаях.

Какая основная форма утверждена правительством?

Счет-фактура – это документ строго установленного образца. Форма бланка счета-фактуры утверждена Постановлением Правительства РФ № 1137 от 26.12.2011 г. “О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость”, разработанного в соответствии с НК РФ.

В 2021 году уже вышло две редакции этого Постановления: № 625 от 25.05.2017г и № 981 от 19.08.2017г., в соответствии с которыми форма бланка была видоизменена.

Постановлением Правительства РФ № 1137 утверждаются правила заполнения:

Счета-фактуры, применяемого при расчетах по НДС.
Корректировочного счета-фактуры, применяемого при расчетах по НДС.
Журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур.
Книги покупок.
Книги продаж.

Ошибки в счетах-фактурах, влияющие на вычет ндс (юдахина е.)

НДС, № 23

НДС-разъяснения последнего полугодия, № 19
Вычет НДС без реализации: заявляем или переносим на будущее — что безопаснее?, № 19
Ошибки в счете-фактуре: важные или нет, № 15
Камералка при НДС-возмещении: как бороться с документальным беспределом, № 12
Возможна ли обособленная нумерация авансовых счетов-фактур, № 10
Корректировочный и исправленный счета-фактуры: почувствуйте разницу, № 10
Цена одного товара растет, другого — падает: корректируем счет-фактуру, № 8
Новые счета-фактуры: исправления, корректировки и не только, № 8
Ответы на первые вопросы по новым счетам-фактурам, № 7
Меняем стоимость части товаров: как заполнить корректировочный счет-фактуру, № 7
Нужно ли для возмещения НДС представлять в ИФНС книгу покупок, № 5
Цена в инвалюте или в у.

Графы, которые должны быть в документе

Каждое поле заполненного счета-фактуры проверяется инспекторами ИФНС во время выездных или встречных проверок.

ВНИМАНИЕ! Реквизиты этого документа должны быт правильно заполнены, иначе счет-фактура отправляется на доработку или существует риск отказа в вычете НДС субъекту хозяйствования.

При наличии грубых ошибок, свидетельствующих об искаженных фактах хозяйственной деятельности, на организацию могут наложить штрафные санкции.

Форма каждого счета-фактуры состоит из строк и граф с нумерацией и буквенным обозначением.

На продажу

В документе на продажу используются строки:

1 с указанием порядкового номера и даты составления документа. Номер присваивается в индивидуальном хронологическом порядке, а если у организации есть обособленное подразделение, реализующее товары (услуги, имущественные права), используется разделительная черта “/” (больше информации о правилах заполнения документа обособленными подразделениями найдете тут).
1а используется для указания порядкового номера и даты внесения исправления в документ. До внесения каких-либо исправлений в этой строке ставится прочерк.
2 – указывается наименование продавца(юридического лица, Ф.И.О. индивидуального предпринимателя).
2а – указывается адрес продавца – юридического лица в соответствии с ЕГРЮЛ или индивидуального предпринимателя в соответствии с записью в ЕГРИП.
2б – заполняется ИНН, а также КПП налогоплательщика.
3 – полное или сокращенное наименование грузоотправителя. При совпадении продавца и грузоотправителя строка заполняется словами “он же”, при выполнении работ (услуг) – ставится прочерк.
4 – полное или сокращенное наименование грузополучателя(как в учредительных документах), его адрес.
5 – указываются реквизиты платежного поручения или кассового чека, если был получен авансовый платеж от покупателя.
СПРАВКА. Если счет-фактура выписывается в день получения авансового платежа, в строке 4 ставится прочерк.
6 – полное или сокращенное наименование покупателя, которое указано в учредительных документах.
6а – указывается адрес покупателя в соответствии с ЕГРЮЛ или ЕГРИП (до 01.10.2017г. адрес нужно было указывать, как в учредительных документах).
6б – указывается ИНН, а также КПП покупателя.
7 – вносится наименование валюты и ее код в соответствии с Общероссийским классификатором валют (о том, можно ли выставлять счет-фактуру в валюте другой страны, где узнать и отобразить такой код, читайте тут).
8 – указывается идентификационный номер государственного контракта на поставку товаров, работ, услуг или договора о предоставлении юрлицу субсидий из федерального бюджета в соответствии с ред. Постановления Правительства РФ №625 от 25.05.2017г. Если организация таких контрактов не имеет, в строке 8 ставится прочерк.

В счет-фактуре на продажу используются следующие графы:

1 с наименованием поставляемого товара или услуги.
1а – указывается код вида товара в соответствии с единой Товарной номенклатурой внешнеэкономической деятельности ЕЭС. Если организация не вывозит товары за пределы РФ, в графе ставится прочерк.
2 и 2а – указывается код и условное обозначение единицы измерения в соответствии с ОКЕИ. Если их нет, ставится прочерк.
3 – количество отгруженного товара или прочерк.
4 – цена за единицу товара или тариф на оказанные услуги без учета НДС, при отсутствии показателя ставится прочерк.
5 – указывается стоимость всего объема оказанных услуг или количества товара без НДС.
6 – указывается сумма акциза, если продается безакцизный товар, вносится запись “Без акциза”.
7 – указывается налоговая ставка. Если отпускается товар без НДС, вносится соответствующая запись ( п.5 ст.168 НК РФ).
8 – сумма НДС, предъявляемая покупателю, исходя из налоговой ставки.
9 – вносится стоимость общего количества отгруженных товаров или оказанных слуг с учетом НДС.
10 и 10а – для товаров, произведенных не на территории РФ, указывается код и наименование страны происхождения продукции.
11 – вносится запись с регистрационным номером таможенной декларации для товаров, выпущенных не на территории РФ.

Из отдельных публикаций наших экспертов вы также сможете узнать о сроках выставления счета-фактуры покупателю, а также о правилах заполнения документа при возврате товара поставщику и при оказании услуг.

Корректировочном

ВАЖНО! Корректировочный счет-фактура имеет схожие с документом на отпуск товаров, реквизиты, но заполнение некоторых из них отличается.

Форма содержит следующие строки:

1 – номер в общем хронологическом порядке и дата документа.
1а – номер внесенного исправления и его дата.
1б – номер и дата документа (или нескольких документов), к которым составляется корректировочный счет-фактура, а также дата их исправления.
строки 2, 2а и 2б заполняются в соответствии с информацией, внесенной в эти же строки счета-фактуры, к которой составляется корректировочный документ.
в строки 3, 3а и 3б вносятся данные о наименовании, месте нахождения, ИНН и КПП покупателя.
4 – наименование и код валюты.
5 – идентификатор государственного контракта или договора.

Графа 1 корректировочного документа заполняется в соответствии с наименованием товаров, работ, услуг, указанных в этой же графе в счет-фактуре на корректировку. Графа 1б заполняется кодом вида товара по единой Товарной номенклатурой внешнеэкономической деятельности ЕЭС.

СПРАВКА. В корректировочном документе присутствуют сведения о количестве и (или) цене товаров или услуг, как исходные, так и измененные.

Сведения указываются в строках под буквенными обозначениями:

А – до изменения.
Б – после изменения.
В – увеличение.
Г – уменьшение (стоимости, количества).

В итоговых строках (их две) указывается сумма строк В или Г. Кроме того, документ содержит сведения об изменении стоимости отпущенного товара или выполненной услуги без НДС и с НДС, а также разницу между величиной налогов.

Авансовом

При отражении поступившего аванса разработана та же форма счета-фактуры, что и для реализации. Оформлении авансового счета-фактуры имеет несколько отличий:

Отсутствуют данные грузоотправителя и грузополучатея.
Обязательно указываются реквизиты платежного документа на аванс в соответствующей строке.
При 100% предоплате указываются единица измерения, количество и цена товара, при частично внесенной оплате эти данные отсутствуют.

Авансовый счет-фактура составляется при наличии ставки для расчета по НДС 18% или 10%. Если товар не облагается НДС или ставка равна 0%, этот документ не составляется.

Больше информации о правилах заполнения авансового счета-фактуры найдете в нашем специальном материале.

Авансовый счет-фактура

По общему правилу такой документ составляется в течение 5 рабочих дней со дня отгрузки товаров, выполнения работ (оказания услуг), передачи имущественных прав (п. 3 ст. 168 НК РФ). Но в случаях, если организация получила предоплату, она тоже обязана его составить. Авансовый счет-фактура выставляется по той же форме, что и обычный, «отгрузочный».

Перечень реквизитов, подлежащих заполнению, закреплен в п. 5.1 ст. 169 Налогового кодекса.

Нумеровать и авансовые, и «отгрузочные» счета-фактуры следует одинаково (>письмо Минфина России от 10.08.2012 №03-07-11/284).

При наличии авансового счета-фактуры покупатель претендует на вычет по НДС. У продавца получение аванса формирует базу для НДС.

Рассмотрим пример счета-фактуры на аванс:

Пример 1. Организация 04.05.2020 получила предоплату в счет будущей поставки товаров. Отгрузка произведена покупателю 31.05.2020.

Наиболее ранняя дата — дата поступления предоплаты, поэтому в мае организация составит два документа:

№ 1 от 04.05.2020 — авансовый счет-фактура;
№ 2 от 31.05.2020 — «отгрузочный» счет-фактура.

Эти документы организация-продавец должна отразить в книге продаж за май 2020-го. Авансовый счет-фактура №1 от 04.05.2020 регистрируется в книге покупок датой, когда произведена фактическая отгрузка товара, то есть 31.05.2020. В итоге за май к уплате в бюджет получится только сумма НДС, отраженная в «отгрузочном» документе.

Пример 2. Отгрузка товара произведена 31.05.2020. Оплата поступила 10.06.2020.

Поскольку наиболее ранняя из дат — дата отгрузки товара, то составляется один, «отгрузочный» счет-фактура.

Какие из них обязательны к заполнению?

СПРАВКА. Реквизиты счетов-фактур можно разделить на обязательные к заполнению, ошибка в которых может привести к отказу от вычета НДС, и те, ошибки в при заполнении которых не предполагают отказа в вычете НДС.

Обязательные реквизиты, ошибки в которых являются “опасными”:

те, которые помогают идентифицировать обе стороны сделки как налогоплательщиков: наименование, Ф.И.О. продавца и покупателя;
юридический адрес обеих сторон, указанный в учредительных документах (указание фактического адреса является ошибкой);
ИНН и КПП сторон;
сведения об отправителе и получателе груза (если это одно и то же лицо, необходимо наличие пометки “он же”);
подпись руководителя;
объем и стоимость отпущенного товара;
тип товара и налоговая ставка;
реквизиты платежного документа по предоплате.

Вышеперечисленные реквизиты обязательны для заполнения, но если в них указаны неточности, ИФНС может принять НДС к вычету, если ошибки не мешают идентифицировать стороны сделки, а также наименование товара, работ (услуг), их стоимость, налоговую ставку и сумму НДС.

Некоторые реквизиты считаются дополнительными (они регламентируются гл. 21 НК РФ). К ним относятся: единица измерения товара, которая может отсутствовать, а также дополнительные сведения, которые необходимы сторонам сделки и указываются по желанию продавца.

Корректировочный счет-фактура

В случаях изменения цены (тарифа) товара и(или) уточнения объема (количества) отгрузки оформляется корректировочный документ (п. 3 ст. 168, ст. 169, п. 10 ст. 172 НК РФ).

Наиболее распространенные причины составления корректировочного счета-фактуры:

увеличение (уменьшение) стоимости отгрузки, например, вследствие предоставления скидки покупателю или изменения условий сделки;
возврат продавцу не принятых на учет покупателем товаров (>письмо Минфина России от 01.04.2015 №03-07-09/18053);
утилизация покупателем (по договоренности с продавцом) принятых на учет бракованных товаров (письмо Минфина России от 13.07.2012 №03-07-09/664);
недостача или расхождения в сведениях о количестве товара (объеме работ или услуг), указанных в товарно-сопроводительных документах и счете-фактуре (>ФНС России от 01.02.2013 №ЕД-4-3/[email protected]).

Корректировочные счета-фактуры составляются только при наличии договора, соглашения, иного первичного документа, подтверждающего согласие (факт уведомления) покупателя на изменение стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг).

ВАЖНО!

Если новые бланки счетов-фактур содержат существенную ошибку, составляются исправительные документы.

Существенными ошибками в составлении являются такие ошибки, которые препятствуют налогоплательщику получить вычет по НДС. Иначе говоря, когда документ не соответствует требованиям, установленным статьей 169 Налогового кодекса. К таким ошибкам относятся арифметические ошибки, ошибки в адресе и(или) наименовании покупателя или продавца и пр.

Можно ли удалять или добавлять новые строки?

В соответствии с п. 9 Постановления Правительства РФ № 1137, налогоплательщик вправе вносить дополнительную информацию в дополнительные графы и строки счета-фактуры, но при долнении регламентированная форма документа должна сохраниться.

ВАЖНО! Чтобы в случае налоговой проверки ИФНС не отказала в вычете, безопаснее всего не добавлять нужную информацию между строками и графами обязательных реквизитов.

Это может вызвать спорные вопросы. Удалять графы и строки с обязательной информацией нельзя.

Сведения о покупателе и продавце

В первых строках счета-фактуры приводят сведения о поставщике и покупателе товаров (работ, услуг). Они нередко вызывают нарекания у налоговых инспекторов. Поэтому, получив счет-фактуру от поставщика, нужно проверить, все ли реквизиты заполнены достоверно. Например, правильно ли указано название поставщика, соответствует ли оно учредительным документам.

Кроме того, если реквизиты поставщика не соответствуют данным ЕГРЮЛ, налоговики начинают подозревать продавца в недобросовестности. Из-за этого они могут отказать покупателю в вычете НДС.

Специалисты Минфина России тоже считают, что счет-фактура должен содержать достоверные сведения о налогоплательщике (Письмо от 29 июля 2004 г. N 03-04-14/24). Отсюда инспекторы делают вывод, что покупатель обязан проверять сведения о каждом поставщике.

Однако Налоговый кодекс не ставит право на возмещение НДС покупателем в зависимость от действий продавца. Есть примеры судебных решений, в которых говорится, что если не доказана фиктивность сделки, то отсутствие сведений о государственной регистрации продавца не лишает покупателя права на вычет НДС. Такой вывод содержится в Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 9 июня 2008 г. по делу N А44-2525/2007. Аналогичная позиция арбитров выражена в Постановлениях ФАС Уральского округа от 18 марта 2008 г. N Ф09-1522/08-С3 и Поволжского округа от 21 сентября 2006 г. по делу N А72-1233/06-16/8.

Поэтому если при проверке инспекторы обнаружат в счете-фактуре недостоверные сведения о продавце товара (работы, услуги), то право на вычет, скорее всего, придется отстаивать в суде. Но если судьи не усмотрят в ваших действиях сомнительных схем, они отклонят претензии налоговиков.

Где в счете указать номер договора

9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон о бухгалтерском учете) указанные документы не могут быть признаны в качестве первичных документов.Помимо данного закона термин «Идентификатор государственного контракта» применяется и при казначейском сопровождении государственных контрактов, договоров (соглашений), которое предусмотрено федеральными законами от 14.12.2015 № 359-ФЗ «О федеральном бюджете на 2021 год» и от 19.12.2016 № 415-ФЗ «О федеральном бюджете на 2021 год и на плановый период 2021 и 2021 годов». соответственно приказы Минфина России от 25.12.2015 № 213н и от 28.12.2016 № 244н).То есть для юридического лица,

Рекомендуем прочесть: Как узнать то счета арестованы

Наименование товара (описание выполненных работ, оказанных услуг)

При заполнении счета-фактуры в графе 1 фирмы указывают наименование отгруженных товаров или описание выполненных работ, оказанных услуг.

Иногда продавцы не расшифровывают такие названия или пишут только технический код товара (артикул). Например, «Р-10568» или «КЛ390/58».

Налоговые инспекторы убеждены, что наименование должно позволять четко определить, какие товары отгружены, работы выполнены, услуги оказаны. Следовательно, обобщение недопустимо. Например, если отгружается несколько видов товара, наименование каждого вида записывают в счете-фактуре отдельной строкой. В противном случае НДС по такому счету-фактуре принять к вычету нельзя.

Однако суды приходят к выводу, что в счете-фактуре можно указывать наименование товаров (работ, услуг) в общих чертах. Причем без указания их конкретного перечня и расшифровки качественного состава. И отказать в вычете в этом случае инспекторы не имеют права. В качестве примера можно привести Постановление ФАС Северо-Западного округа от 1 июня 2006 г. по делу N А56-10950/2005.

Кроме того, ФАС Восточно-Сибирского округа признал, что указание технического кода товара не может служить основанием для отказа в возмещении НДС (Постановление от 27 ноября 2003 г. N А74-153/03-К2-Ф02-3792/03-С1).

Аналогичные споры с налоговиками происходят, когда фирмы используют в наименовании товаров (работ, услуг) аббревиатуры. Инспекторы утверждают, что никаких сокращений быть не должно. Однако такой подход не находит поддержки в судах (Постановление ФАС Поволжского округа от 20 апреля 2006 г. по делу N А55-15666/2005-31). Арбитры указали, что употребление аббревиатуры вместо полного наименования товара правомерно и не запрещено ст. 169 Налогового кодекса.

Тем не менее, если вы не хотите вступать в судебные тяжбы с налоговой, попросите продавца указать в графе 1 общеизвестное наименование товара. И только потом его марку (например: «Автопокрышки автомобильные 18.00-25 ВФ-76 БМ БШК»).