Кадровая отчетность в 2021 году: календарь кадровика

Нормативная база

Приказ Росстата от 15.07.2019 N 404 (с изм. 24.07.2020) «Об утверждении форм федерального статистического наблюдения для организации федерального статистического наблюдения за численностью, условиями и оплатой труда работников, потребностью организаций в работниках по профессиональным группам, составом кадров государственной гражданской и муниципальной службы»
Приказ Росстата от 08.07.2020 N 365 «Об утверждении форм федерального статистического наблюдения для организации федерального статистического наблюдения за численностью и фондом заработной платы, дополнительным профессиональным образованием государственных гражданских служащих и муниципальных служащих»

Приказ МВД России от 30.07.2020 N 536

Закон РФ от 19.04.1991 N 1032-1 (ред. от 31.07.2020) «О занятости населения в Российской Федерации»

Федеральный закон от 16.12.2019 N 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»

Постановление Правления ПФ РФ от 07.12.2016 N 1077п «Об утверждении формата сведений для ведения индивидуального (персонифицированного) учета (форма СЗВ-М)»

Постановление Правления ПФ РФ от 01.02.2016 N 83п «Об утверждении формы «Сведения о застрахованных лицах»

Фонд социального страхования

Расчет 4-ФСС: сдаем по результатам 1 квартала, полугодия, 9 месяцев и года. До 20 числа, если отчетность сдается в бумажном варианте, а в электронном — до 25. В расчете отражаются суммы взносов, начисленных и уплаченных в фонд на случай травматизма и профзаболеваний.

Штрафы: непредставление вовремя — за каждый месяц 5% от взносов к уплате, но не меньше 1000 рублей и не больше 30% от этой суммы. Если организация сдала отчет в бумажном варианте, а обязана в электронном — 200 рублей. За несданный расчет на руководителя — 300-500 рублей.

Заявление и справка, которые подтверждают основной вид деятельности: отправляем раз в год до 15 апреля. Предприниматели и организации ежегодно подтверждают в ФСС основной вид деятельности, после этого Фонд установит для них тариф на взносы по травматизму.

Штраф за непредставление не предусмотрен, но если вы не подали документы, Соцстрах назначит вам самый высокий тариф по самому опасному виду деятельности из ваших ОКВЭДов.

Обновлены формы статистической отчетности

Росстат утвердил приказ №404 от 15.07.2019 (редакция от 24.07.2020), который с 2021 года меняет большинство форм статистической отчетности, заполняемых кадровой сдужбой. В 2021 году изменился перечень отчетов, которые делает специалист отдела кадров.

Один раз в год, начиная с отчета за 2021 год, надо сдавать обновленные данные по формам:

• 1-Т «Сведения о численности и заработной плате работников»;
• 1-Т (условия труда) «Сведения о состоянии условий труда и компенсациях на работах с вредными и(или) опасными условиями труда»;
• 2-ГС (ГЗ) «Сведения о дополнительном профессиональном образовании федеральных государственных гражданских служащих и государственных гражданских служащих субъектов Российской Федерации» — утрачивает силу с отчета за 2021 год согласно приказу Росстата №365 от 08.07.2020;
• 2-МС «Сведения о дополнительном профессиональном образовании муниципальных служащих» — утрачивает силу с отчета за 2021 год согласно приказу Росстата №365 от 08.07.2020;
• 1-Т (ГМС) «Сведения о численности и оплате труда работников государственных органов и органов местного самоуправления по категориям персонала» — утрачивает силу с отчета за 2021 год согласно приказу Росстата №365 от 08.07.2020.

Ежеквартально начиная с отчета за I квартал 2021 года работодатели заполняют и отсылают в Росстат кадровые отчеты по обновленным формам:

• П-4 (НЗ) «Сведения о неполной занятости и движении работников»;
• ЗП-образование «Сведения о численности и оплате труда работников сферы образования по категориям персонала»;
• ЗП-наука «Сведения о численности и оплате труда работников организаций, осуществляющих научные исследования и разработки, по категориям персонала»;
• ЗП-здрав «Сведения о численности и оплате труда работников сферы здравоохранения по категориям персонала»;
• ЗП-соц «Сведения о численности и оплате труда работников сферы социального обслуживания по категориям персонала»;
• ЗП-культура «Сведения о численности и оплате труда работников сферы культуры по категориям персонала».

Ежемесячно в 2021 году от работодателей ждут данные по новым формам:

• 3-Ф «Сведения о просроченной задолженности по заработной плате»;
• 1-ПР «Сведения о приостановке (забастовке) и возобновлении работы трудовых коллективов»;
• П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников».

Кроме того, в приказе Росстата сообщается, что:

1. Один раз в 2 года за нечетные годы придется сдавать форму 57-Т «Сведения о заработной плате работников по профессиям и должностям».
2. Один раз в 3 года придется подавать дополнительно:
   1-ГС «Сведения о составе работников, замещавших государственные должности и должности государственной гражданской службы, по полу, возрасту, стажу государственной службы, образованию»;
3. 1-МС «Сведения о составе работников, замещавших муниципальные должности и должности муниципальной службы, по полу, возрасту, стажу муниципальной службы, образованию».

Правильно заполнить все отчеты помогут инструкции и образцы от экспертов КонсультантПлюс. Используйте бесплатный доступ в систему, чтобы найти и скачать нужные.

Отчетность отдела кадров. Автоматизируй!

Многие компании упрощают процесс создания отчетов, используя специальные отчетно-аналитические системы. Крупные компании выбирают серьезные и тяжелые решения. Но минус таких решений — их стоимость и необходимость нанимать специалистов, которые будут обслуживать это решение (аналитиков и разработчиков).

Сегодня также набирают популярность «легкие» отчетно-аналитические решения типа Tableau:

• Легко устанавливать (как обычную программу)
• Легко изучить
• Прозрачная стоимость

Какие отчеты надо сдавать уже сейчас

«Одноразовые» отчеты кадровика в 2021 году

МВД

Работодатели, которые заключили или расторгли трудовой договор (договор ГПХ) с иностранным гражданином, обязаны уведомить об этом подразделение МВД по вопросам миграции. Сроки уведомления — в течение 3 рабочих дней со дня заключения (расторжения) трудового договора. Форма документа, который необходимо отправить в правоохранительные органы, установлена приказом МВД №536 от 30.07.2020.

Подробнее: О порядке трудовых взаимоотношений с гражданами других государств — в рубрике «Иностранные работники»

Военкомат

Если в организацию принимают военнообязанного гражданина, пребывающего в запасе, в военный комиссариат необходимо направить соответствующее извещение. В этом случае график сдачи отчетности кадровика индивидуален: на подготовку документов есть 2 недели с даты приема нового сотрудника. Аналогичное извещение в указанные сроки необходимо направить, если с военнообязанным в запасе расторгают трудовой договор (приложение №9 к методическим рекомендациям по ведению воинского учета в организациях, утв. Минобороны России 11.07.2017). Кроме того, законодательство требует передавать информацию об изменении семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья сотрудника, подлежащего воинскому учету (приложение №13).

Подробнее: Методические рекомендации по ведению воинского учета в организациях, утвержденные Минобороны России 11.07.2017

Служба занятости

Если организацию планируется ликвидировать либо готовится сокращение штата, первым делом об этом необходимо уведомить службу занятости. Срок — не позднее чем за 2 месяца до начала проведения соответствующих мероприятий. Срок в 3 месяца предусмотрен для тех случаев, когда закрытие организации приведет к массовому увольнению персонала. Если ликвидируется ИП, то необходимо сообщить о предстоящем закрытии не позднее чем за 2 недели.

Кроме того, в службу занятости необходимо передавать данные о введении режима неполного рабочего дня (смены) и(или) неполной рабочей недели и о приостановке производства. На подготовку информации дается 3 дня. Это следует из закона №1032-1 от 19.04.1991 «О занятости населения в Российской Федерации».

ВАЖНО!

Закон обязывает работодателей отчитываться в службу занятости в строго определенных случаях — при ликвидации организации и сокращении численности или штата. В этих случаях работодатель направляет отчет в ЦНЗ не позднее чем за два месяца до начала процедур. Если сокращение приведет к массовому увольнению, то отчитаться требуется не позднее чем за три месяца. Кроме того, администрация обязана сообщать о введении режима неполного рабочего времени или в случае приостановки производства — подавать эту информацию необходимо в течение трех рабочих дней после принятия решения (издания приказа). До недавнего времени эти положения оставались незыблемыми. 13 апреля 2021 года вступили в силу новые временные правила предоставления информации (см. постановление правительства №486 от 12.04.2020). Теперь работодателей обязали отчитываться о ликвидации, сокращении численности или штата, о возможном расторжении трудовых договоров в информационную систему «Работа в России» не позднее рабочего дня, следующего за днем изменения данных, включенных в такую информацию. Эти особые временные правила действуют до 31.12.2020.

Подробнее: Как заполнить форму по численности работников на портале «Работа в России»

Росстат

С января 2021 года перечень отчетов отдела кадров в Росстат дополнен ежемесячной формой 1-ПР «Сведения о приостановке (забастовке) и возобновлении работы трудовых коллективов» (приложение №14 к приказу №404 от 15.07.2019). Но в выборку попадают организации, где проводились забастовки в результате коллективного трудового спора или возобновление работы трудовым коллективом (окончание забастовки). Если такого события не было, отчитываться не надо.

Что должен сделать кадровик в конце года?

Есть ли в течение года время, когда кадровики могут хоть немного расслабиться? Вряд ли. И в любом случае это не конец года — горячая пора, когда надо успеть очень многое. И чтобы в конце года правильно рассчитать свои силы, сделать все дела вовремя и спокойно уйти на новогодние праздники, надо тщательно все спланировать.

Так что же необходимо сделать кадровику до конца уходящего года (или в самом начале следующего)? Список дел достаточно внушительный…

ОБЯЗАТЕЛЬНО: УТВЕРДИТЬ ГРАФИК ОТПУСКОВ НА СЛЕДУЮЩИЙ ГОД

Составление графика отпусков — по-прежнему обязанность, а не право работодателя. И относиться к этому нужно со всей ответственностью, ведь при проверке инспектор труда может проконтролировать наличие графика и правильность его составления и в случае наличия ошибок — привлечь к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ и выписать штраф.

Согласно ст. 123 ТК РФ работодатель должен составлять график отпусков не позднее чем за две недели до наступления календарного года, на который он составляется.

Например, график отпусков на 2021 г. должен быть составлен и утвержден не позднее 16 декабря (пятница) 2021 г. И даже если в январе и феврале никто из работников не пойдет в отпуск, работодатель не должен переносить составление графика на более поздний срок.

Некоторые работодатели полагают, что составление графика отпусков — процедура устаревшая и формальная, и проводится она только во исполнение норм законодательства.

Однако этот документ может быть полезен работодателю. График отпусков не только гарантирует право работника на ежегодный отдых, но и позволяет работодателю:

• обеспечить бесперебойную работу производства, заранее найдя замену работнику, уходящему в отпуск;
• оформить отпуск заблаговременно и выплатить отпускные в срок не позднее чем за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ);
• контролировать своевременность предоставления работникам отпусков и не допускать накапливания неиспользованных дней отпуска.

При составлении графика отпусков должен учитываться стаж работы, дающий работнику право на ежегодный оплачиваемый отпуск, основной и дополнительный (ст. 121 ТК РФ). Для определения продолжительности отпуска важен стаж работы только у данного работодателя.

Так как при исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском (ст. 120 ТК РФ), планируется общее число дней отпуска.

Большинство работодателей оформляет график по унифицированной форме № Т-7, утвержденной Госкомстатом. Однако работодатели вправе разрабатывать свои, локальные формы документов.

ОБЯЗАТЕЛЬНО: ПОДГОТОВИТЬ КАДРОВУЮ СТАТИСТИЧЕСКУЮ ОТЧЕТНОСТЬ

Согласно ст. 8 Федерального закона от 29.11.2007 № 282-ФЗ «Об официальном статистическом учете и системе государственной статистики в Российской Федерации» (в ред. от 23.07.2013) организации обязаны предоставлять отчеты органам статистики.

Для наблюдения за численностью, условиями и оплатой труда работников Приказом Росстата от 24.09.2014 № 580 «Об утверждении статистического инструментария для организации федерального статистического наблюдения за численностью, условиями и оплатой труда работников, деятельностью в сфере образования, науки, инноваций и информационных технологий» (в ред. от 25.09.2015) утверждены несколько форм:

1. Сведения о численности и заработной плате работников (форма № 1-Т).

В этом отчете необходимо отразить наименование вида экономической деятельности, среднесписочную численность работников, фонд зарплаты внешних совместителей и работников списочного состава, а также начисленные им выплаты. Срок предоставления отчета — 20 января после отчетного периода.

2. Сведения о численности и заработной плате работников (форма № П-4).

Эти сведения предоставляют юридические лица (кроме субъектов малого предпринимательства) всех видов экономической деятельности и форм собственности:

• средняя численность работников которых превышает 15 человек — ежемесячно, не позднее 15 числа после отчетного периода;
• средняя численность работников которых не превышает 15 человек, включая работающих по совместительству, — ежеквартально, не позднее 15-го числа после отчетного периода.

3. Сведения о неполной занятости и движении работников (форма № П-4 (НЗ)).

Предоставляются работодателями не позднее 8-го числа после отчетного квартала. В этой форме упор делается на численность работников, которые:

• работали неполное рабочее время или находились в простое;
• находились в отпуске без сохранения зарплаты по их просьбе;
• были приняты на работу, уволены или планируют уволиться,

а также отражается количество работников и вакансий на конец отчетного месяца.

Несмотря на то, что сроки сдачи отчетности в январе, провести подготовительную работу лучше в конце декабря, ведь первая половина января приходится на новогодние каникулы.

Недавно Приказом Росстата от 05.07.2016 № 325 «Об утверждении статистического инструментария для организации федерального статистического наблюдения за численностью и потребностью организаций в работниках по профессиональным группам, составом кадров государственной гражданской и муниципальной службы» была утверждена еще одна форма статистической отчетности — 1-Т(проф) «Сведения о численности и потребности организаций в работниках по профессиональным группам» (Приложение № 3).

Она применяется, начиная с отчетности по состоянию на 31.10.2016. Представлять ее нужно только раз в два года 28 ноября юридическим лицам, осуществляющим все виды экономической деятельности (кроме финансовой деятельности, государственного управления и обеспечения военной безопасности; деятельности общественных объединений и экстерриториальных организаций).

В этой форме указывается потребность организации в работниках для замещения имеющихся вакантных рабочих мест в распределении по профессиональным группам. К вакантным относятся места, освободившиеся в случае увольнения работников, их отпусков по беременности и родам или по уходу за ребенком, а также вновь созданные рабочие места, на которые планируется принять работников в течение 30 дней после отчетного периода.

ОБЯЗАТЕЛЬНО: УТВЕРДИТЬ ПЛАН И ПРИКАЗ ПО ВОИНСКОМУ УЧЕТУ НА НОВЫЙ ГОД

Окончание года — хороший момент, чтобы начать ведение воинского учета, если до этого момента работодатель его не вел.

Если работодатель ведет воинский учет, до конца декабря следует обновить приказ о назначении лица, ответственного за его ведение, и план работы.

Документы следует оформлять точно по формам, приведенным в Методических рекомендациях по ведению воинского учета в организациях, утвержденных Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.04.2008, иначе военкомат может вернуть их на доработку.

В приказе необходимо указать Ф. И. О. и должность лица, ответственного за ведение воинского учета, и его заместителя. На каждом документе должно быть место для согласующей визы военкома. Приказ и план подписывают должностные лица, указанные в форме. Перед тем, как предоставлять документы в военкомат, не забудьте обновить справку о бронировании в местных органах власти.

Например, в Москве — это служба обеспечения секретности и мобилизационной подготовки в управе района по месту нахождения организации.

ОБЯЗАТЕЛЬНО: ПОДГОТОВИТЬ ДОКУМЕНТЫ ДЛЯ АРХИВНОГО ХРАНЕНИЯ

Не стоит забывать о необходимости подготовиться к сдаче документов в архив. Как правило, это надо делать после окончания делопроизводственного года, то есть в январе, но уже в декабре можно определить, какие документы нужно будет сдавать в архив.

Основным нормативным актом, регулирующим порядок оформления документов в архив, являются Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее — Правила; Приказ Минкультуры России № 526).

Согласно Правилам сдаче в архив подлежат документы сроком хранения свыше 10 лет. Они передаются в архив организации не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Поэтому в январе 2021 г. подлежат сдаче в архив документы, оформленные до 31.12.2015 (из числа хранящихся более 10 лет).

Сроки хранения документов указаны в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденном Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 (в ред. от 16.02.2016). Необходимо учитывать и изменения, внесенные Федеральным законом от 02.03.2016 № 43-ФЗ в Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

ОБЯЗАТЕЛЬНО: СОСТАВИТЬ НОМЕНКЛАТУРУ ОТЕЛА КАДРОВ НА НОВЫЙ ГОД

Документ, которым необходимо руководствоваться, — это Приказ Минкультуры России № 526.

Стоит проверить, не появились ли новые направления в работе, новые дела, которые необходимо внести в номенклатуру дел на следующий год. Если в номенклатуре ничего не изменилось, ее все равно необходимо утвердить заново.

ФАКУЛЬТАТИВНО: УТВЕРДИТЬ ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ

Обязанность работодателя составлять штатное расписание предусмотрена ст. 15 и 57 ТК РФ, поскольку, согласно этим статьям, наименование должности должно быть указано в трудовом договоре в соответствии со штатным расписанием организации. По мнению Роструда, принятие работника на должность, не включенную в штатное расписание, недопустимо (письмо от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1).

Каких-либо сроков или периодичности для утверждения штатного расписания трудовым законодательством не установлено. Изменения можно вносить в любое время путем издания соответствующего приказа. Но некоторые работодатели все изменения вносят в преддверии нового года, чтобы утвердить новое штатное расписание с 1 января.

Форма штатного расписания № Т-3 также является факультативной, и, как и график отпусков, штатное расписание может составляться по локальной форме, разработанной работодателем.

Штатное расписание может составить любой работник, на которого возложена такая функция (руководитель организации, кадровик, бухгалтер).

ФАКУЛЬТАТИВНО, НО ВАЖНО: ПРОВЕРИТЬ, ПЛАНИРУЕТСЯ ЛИ ПРОВЕРКА ГОСОРГАНОВ В СЛЕДУЮЩЕМ ГОДУ

Уточнить, является ли работодатель объектом плановых проверок в 2017 г., — дело очень важное.

Для этого необходимо зайти на сайт Генпрокуратуры России и набрать ИНН или ОГРН организации. На сайте указаны сведения обо всех проверках госорганов. Отдела персонала касаются, прежде всего, проверки инспекции труда, а также проверки исполнения законодательства о квотировании (их, как правило, проводит служба занятости). Если ваша организация есть в списке проверяемых, стоит обратиться к руководителю со служебной запиской и сообщить об этом. Также с руководителем стоит обсудить план подготовки к проверке (проведение кадрового аудита даст возможность проверить, все ли в порядке в кадровых документах работодателя).

ФАКУЛЬТАТИВНО, НО ПОЛЕЗНО: ПРОВЕСТИ РЕГУЛЯРНЫЙ КАДРОВЫЙ АУДИТ

Окончание года — подходяще время для проведения регулярного кадрового аудита. Хоть законодательство и не устанавливает такую обязанность, многие кадровые службы этим не пренебрегают — ведь внести какие-либо исправления легче сразу, чем по прошествии долгого времени.

Кроме того, результаты кадрового аудита помогут улучшить бизнес-процесс в отделе персонала в будущем году.

Особенно тщательно следует подойти к проведению кадрового аудита, если есть информация о проверках госорганов в грядущем году.

Оформлять проведение кадрового аудита официально или нет, зависит от работодателя. Например, можно оформить его проведение приказом по организации или распоряжением по отделу.

Какие документы стоит проверить прежде всего? Конечно, те, на которые инспекция труда обращает внимание в первую очередь, например:

1. Локальные нормативные акты (далее — ЛНА):

• Правила внутреннего трудового распорядка (ч. 4 ст. 189 ТК РФ);
• Положение об оплате труда (ст. 135 ТК РФ);
• Положение о защите персональных данных (ст. 87 ТК РФ).

Хотя должностные инструкции не являются обязательными ЛНА, практика показывает, что применение их полезно для организации труда работников. Потому стоит проверить, на все ли должности они разработаны.

Если работники ездят в командировки, то обязательным является Положение о командировках (ст. 168 ТК РФ).

2. Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним (при наличии).

Важно проверить:

• содержание трудовых договоров на соответствие законодательству, поскольку за ненадлежащее оформление предусмотрен штраф по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ;
• все ли трудовые договоры содержат актуальные условия – то есть все ли изменения условий оформлены письменными дополнительными соглашениями;
• есть ли в организации срочные трудовые договоры (ст. 59 ТК РФ) со сроком до 31.12.2016, и загодя уведомить работников об их прекращении (ст. 79 ТК РФ), иначе они превратятся в договоры на неопределенный срок.

Кроме того, стоит проверить:

• приказы о приеме и увольнении, переводе на другую работу;
• приказы о предоставлении отпусков (различных видов) и заявления к тем из них, которые издаются по заявлениям работников;
• табели учета рабочего времени;
• личные карточки работников;
• трудовые книжки работников;
• документы, касающиеся ведения трудовых книжек (приказ о назначении лица, ответственного за ведение трудовых книжек, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них);
• приказы о направлении в командировку (при наличии);
• приказы о применении дисциплинарных взысканий (при наличии);
• приказы о привлечении к материальной ответственности (при наличии);
• гражданско-правовые договоры (ГПХ), если они заключаются в организации (к ним будет особенно пристальное внимание).

• документы, касающиеся отдельных категорий работников (иностранцы, «вредники», беременные работницы, работницы, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, инвалиды, молодежь и т. д.).

ФАКУЛЬТАТИВНО, СОГЛАСНО ВНУТРЕННИМ РЕГЛАМЕНТАМ: ПОДГОТОВИТЬ ВНУТРЕННИЕ ОТЧЕТЫ ОТДЕЛА КАДРОВ

Руководителя, как правило, интересует, сколько работников принято на работу, сколько уволено, какая текучесть, какие инструменты подбора кадров наиболее эффективны и т. д. В каждой организации свои формы таких отчетов, своя периодичность. Вероятно, руководитель захочет увидеть такие отчеты и за год. Если составлялись ежемесячные отчеты, то свести информацию воедино не составит труда. В противном случае придется поработать.

Под текучестью персонала на практике чаще всего подразумевается движение рабочей силы, обусловленное неудовлетворенностью работника рабочим местом или организации конкретным работником. Показатель вычисляется по формуле:

Т = У / Ч,

где Т — текучесть персонала;

У — количество работников, уволившихся за определенный период;

Ч — среднесписочная численность за тот же период.

Например, если за квартал из организации ушло 30 человек при среднесписочной численности в этот период 300 человек, то коэффициент текучести кадров составляет 0,1 (10 %).

Также стоит составить отчет о работе отдела персонала за год. Чаще всего руководство требует предоставить такой отчет. Но даже если организация небольшая и никаких формальных требований к отчетности не предъявляется, все же рекомендуем это сделать. Почему бы не показать работу отдела в лучшем свете?

Так, можно указать, сколько:

• кадровых операций (увольнение, прием на работу, оформление отпусков, командировок, дисциплинарных взысканий и т. д.) было сделано;
• ЛНА оформлено или доработано;
• работников подобрано (при наличии функции подбора);
• трудовых конфликтов предотвращено;
• работников обучено и т. д.

Более чем оригинальное понимание чиновниками вакантных мест. — Прим. научного редактора.

Приложения № 17 и 4 соответственно.

Подробнее об оформлении архива организации см.: Жижерина Ю. Ю. Готовим документы к хранению //Кадровые решения. 2021. № 3. С. 64–73; Жижерина Ю. Ю. Организация хранения кадровых документов //Кадровые решения. 2021. № 4. С. 71–77. — Прим. редакции.

Пункт 4.2 Правил.

Ежемесячные отчеты

Служба занятости

Работодатели обязаны ежемесячно до 25-го числа информировать службу занятости о наличии свободных мест (квотируемые места для инвалидов). Бланк уведомления не установлен, но определенные требования все-таки есть.

Подробнее: Как составить отчет в центр занятости о квотировании рабочих мест

Росстат

Ежемесячно отчитываться в органы статистики по форме П-4 (сведения о численности и заработной плате работников) обязаны:

• юридические лица, средняя численность штата которых в течение двух предыдущих лет превышает 15 человек, а годовой оборот в этот же период больше 800 млн рублей;
• владельцы лицензий на добычу полезных ископаемых, независимо от средней численности сотрудников и оборота;
• организации, зарегистрированные или прошедшие реорганизацию в текущем или предыдущем году, независимо от средней численности штата и оборота.

Отчет сдают не позднее 15-го числа. Его форма и правила заполнения регулируются приказом Федеральной службы государственной статистики №404 от 15.07.2019 «Об утверждении форм федерального статистического наблюдения для организации федерального статистического наблюдения за численностью, условиями и оплатой труда работников, потребностью организаций в работниках по профессиональным группам, составом кадров государственной гражданской и муниципальной службы».

Подробнее: Как посчитать человеко-часы для статистики

ПФР

До 15-го числа каждого месяца необходимо подготовить и направить сведения о застрахованных лицах (форма СЗВ-М). Регулярно в Пенсионном фонде хотят узнавать о сотрудниках, с которыми заключены, продолжают действовать или прекращены трудовые договоры, гражданско-правовые договоры, договоры авторского заказа, договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательские лицензионные договоры. Нормативные акты, которые вводят и описывают форму СЗВ-М, — постановление правления ПФ РФ №83п от 01.02.2016 и постановление правления ПФ РФ №1077п от 07.12.2016.

Про особенности заполнения этого отчета читайте в нашей подборке.

Заполнение СЗВ-М при увольнении сотрудника

Как сдать отчетность в ПФР через интернет

Как проверить отчетность в ПФР онлайн

Кроме того, власти запустили реформу по переводу трудовых книжек в электронный формат. Но чтобы система работала, а данные своевременно и в полном объеме попадали в ПФР, который подсчитывает стаж работающих граждан, работодателей заставляют сообщать подробную информацию о трудовой деятельности сотрудников.

Из федеральных законов №439-ФЗ от 16.12.2019 и №436-ФЗ от 16.12.2019 следует, что компании сообщают с 2021 года в Пенсионный фонд:

1. Место работы (наименование работодателя, данные о его переименовании, основание переименования и данные соответствующего документа о переименовании).
2. Регистрационный номер организации в ПФР.
3. Выполняемую сотрудником работу и периоды работы, включая:
   дату приема;
4. наименование должности (специальности, профессии);
5. уровень квалификации (разряда, класса, категории);
6. информацию о переводах на другую работу;
7. информацию об увольнении и основаниях прекращения трудового договора;
8. данные соответствующих приказов (распоряжений), решений или иных документов, на основании которых были оформлены, изменены, расторгнуты трудовые отношения.

По сути, новый отчет полностью дублирует данные, которые кадровик (уполномоченное лицо) вносит в трудовые книжки. По замыслу чиновников, эту информацию надо передавать ежемесячно, в срок до 15-го числа месяца, следующего за отчетным. Только об увольнениях и случаях приема на работу новых сотрудников придется информировать не позже рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения).

За нарушение правил отчетности готовят наказание. Если информации о трудовой деятельности нет или она неполная, ПФР сообщит в инспекцию по труду. Поскольку у ГИТ есть полномочия не только проверять, но и при определенных обстоятельствах сразу наказывать нарушителей, неотчитавшемуся работодателю придется несладко. За непередачу данных в ПФР, в соответствии с предлагаемыми поправками в ст. 5.27 КоАП РФ, должностным лицам планируют выносить предупреждения. Но если инспекторы найдут другие нарушения, то, возможно, придется заплатить штраф.

Реформа по переводу трудовых книжек в электронный формат и сбор информации для их ведения стартовала 01.01.2020. Но сначала данные от работодателей ждут ежемесячно (если в рабочей деятельности застрахованного лица что-то изменилось), а с 2021 года добавится обязанность уведомлять о кадровых решениях в течение нескольких дней после их принятия.

ПФР уже подготовил форму для передачи данных о трудовой деятельности сотрудников, по которой предстоит отчитываться работодателям, и назвал ее СЗВ-ТД.

Подробнее: Как заполнять новый ежемесячный отчет СЗВ-ТД (пошаговая инструкция)

Отчетность в 2021 в ПФР

Как и прежде, работодатель отчитывается по СЗВ-М ежемесячно и ежегодно по СЗВ-СТАЖ. Новый отчет отдела кадров введен в 2021 году после перехода на электронные трудовые книжки — это отчет СЗВ-ТД.

Форма СЗВ-М

Утверждена Постановлением Правления ПФ РФ № 83п в 2021 году. Отчет включает сведения о тех работниках, за которых работодатель делает отчисления в ПФР. Это работающие по гражданско-правовым и трудовым договорам. Предоставлять отчет в пенсионный фонд должны все, кто трудоустраивает сотрудников:

• российские предприятия и их филиалы;
• иностранные организации;
• ИП и самозанятые: адвокаты, детективы, нотариусы.

Если в штате компании есть работающие по договорам ГПХ или трудовым — отчетность по форме СЗВ-М подается, даже, если в расчетном периоде:

• не было выплат;
• не велась деятельность.

Подробнее о том, как заполнить и когда сдавать отчет СЗВ-М, смотрите в материале на нашем сайте.

Отчет СЗВ-СТАЖ

Это ежегодный отчет. Срок сдачи — не позже 1 марта после окончания отчетного года (для отчета за 2021 год — до 1.03.2021). Сдают отчеты по форме СЗВ-СТАЖ все работодатели, которые оплачивают страховые взносы за сотрудников: российские и иностранные компании, ИП.

Новые коды для кадровых отчетов в 2021 / 2021 году в таблице

Код «ВИРУС» — для медработников, занятых в организациях оказанием медицинской помощи пациентам с COVID-19 и подозрением на инфекцию. Заполняется с с 01.01.2020 по 30.09.2020.

Заполненный образец отчета СЗВ-СТАЖ

Читайте экспертный материал о порядке заполнения и сдачи отчета, а также разборы нестандартных ситуаций

СЗВ-ТД

Обязанность предоставить этот отчет в ПФ возникаету кадровика только при определенных событиях: увольнение / прием на работу или подача заявления о продолжении ведения бумажной трудовой книжки.

Сроки сдачи кадровой отчетности по СЗВ-ТД с 2021 года:

• не позднее 15 числа следующего месяца после перевода на другую работу или приема заявления о виде трудовой книжки (бумажном / электронном);
• при увольнении / приеме на работу, не позднее 1 рабочего дня после издания приказа о расторжении / оформлении трудовых отношений.

Способы передачи отчетности через Кабинет страхователя:

• сервис «Загрузить подготовленный документ» в ЕСИА;
• если нет регистрации в ЕСИА, воспользуйтесь сервисом «Загрузить проект отчетности» на сайте ПФ.

.

Ежеквартальные отчеты

Росстат

Организации, средняя численность сотрудников которых в течение двух предыдущих лет не превышает 15 человек, а годовой оборот не больше 800 млн рублей, должны отчитываться по форме П-4 в органы статистики ежеквартально. Срок сдачи отчетов — не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом. Правила заполнения утверждены в приказе Росстата №404 от 15.07.2019.

Кроме того, всем юридическим лицам (кроме субъектов малого предпринимательства), средняя численность сотрудников которых превышает 15 человек (включая работающих по совместительству и договорам ГПХ), необходимо ежеквартально направлять в органы статистики данные о неполной занятости и движении сотрудников по форме П-4 (НЗ). Отчет и правила его заполнения утверждены приказом Росстата №404 от 15.07.2019. Но сдавать его следует не позднее 8-го числа после отчетного квартала.

Отчетность отдела кадров. Проблемы и сложности

Основные проблемы при создании отчетов:

• Много сотрудников, а значит, данных еще больше
• Данные хранятся в различных источниках (таблицы, 1С, CRM, другие системы отчетности)
• Данные собираются вручную (простым копированием!)

Конечно, в этом случае создание отчетов превращается в проблему, на копирование данных тратится драгоценное время.

_____________

Что такое Tableau? Подробнее>>

_____________

Ежегодные отчеты

Военкомат

В сентябре (конкретная дата не установлена) в военкомат следует направлять списки граждан мужского пола 15- и 16-летнего возраста, а до 1 ноября — списки граждан мужского пола, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет в следующем году.

Форма отчетных списков дана в приложении №11 к методическим рекомендациям, утвержденным Минобороны России 11.07.2017.

До 1 декабря каждого года в военные комиссариаты необходимо сдавать «Отчет о численности работающих и забронированных граждан, пребывающих в запасе», готовить личные карточки сотрудников для сверки с учетными данными военного комиссариата.

Подробнее: Как оформить карточку учета организации

ПФР

Не позднее 1 марта года, следующего за отчетным, работодатели должны сдать форму СЗВ-СТАЖ — сведения о страховом стаже застрахованных лиц. Если сотрудник подал заявление о назначении пенсии, то в этом случае форму СЗВ-СТАЖ предоставляют в ПФР в течение трех календарных дней со дня обращения застрахованного лица к страхователю. Если юридическое лицо страхователя ликвидировано, то в ПФР предоставляют данные по форме СЗВ-СТАЖ в течение одного месяца со дня утверждения промежуточного ликвидационного баланса.

Сам отчет утвержден постановлением правления ПФ РФ №507п от 06.12.2018, здесь же представлен порядок его заполнения.

Росстат

До 21 января года, следующего за отчетным, в органах статистики ждут форму 1-Т (условия труда). Ее не должны сдавать только субъекты малого предпринимательства. Остальным рекомендуем ознакомиться с приказом Росстата №404 от 15.07.2019 и изучить материалы, которые мы подготовили на эту тему. Обратите внимание: если компания не осуществляет деятельность определенную часть периода отчетности, она все равно передает эти данные на общих основаниях, обозначая дату, когда работа не велась.

Еще один ежегодный отчет — форма 7-травматизм. Ее необходимо заполнить и отправить в срок до 25 января с учетом требований приказа Росстата №417 от 21.06.2017. Не отчитываются микропредприятия и организации, которые занимаются определенными видами деятельности — образованием, кредитно-финансовой деятельностью и пр.

С 2021 г. 1 раз в год о численности и заработной плате работников в органы статистики будут отчитываться:

• потребительские кооперативы;
• общественные организации;
• объединения работодателей;
• объединения фермерских хозяйств;
• саморегулируемые организации;
• объединения (ассоциации и союзы) благотворительных организаций;
• товарищества собственников недвижимости;
• фонды (включая благотворительные, общественные, экологические);
• частные учреждения (благотворительные, общественные).

Для них приказом Росстата №404 от 15.07.2019 введена специальная форма — 1-Т «Сведения о численности и заработной плате работников» (приложение №1). По ней указанные организации отчитываются, если средняя численность работников у них менее 15 человек, а годовой оборот не превышает 800 млн рублей. Сроки сдачи — 30 января после отчетного периода.

Проверочный лист

Публикуем итоговую таблицу, чтобы можно было проверить, какие отчеты по кадрам надо сдавать в 2021 году.

Удостоверьтесь, все ли отчеты вы сдали в этом месяце.

Кадровая отчетность в 2021 году: сроки сдачи, таблица

Периодические отчеты

Росстат

Органы статистики часто запрашивают информацию не каждый год, а раз в 2 года или за более длительный срок. В частности, нерегулярный отчет — форма 1-кадры («Сведения о повышении квалификации и профессиональной подготовке работников организаций»). Его сдают в срок до 3 февраля 1 раз в 3-4 года. Документ и порядок заполнения утверждены приказом Росстата №554 от 28.09.2016.

С 2021 года введен еще один периодический отчет — «Приложение к форме №7-травматизм». Его надо сдавать 1 раз в 3 года в соответствии с указаниями по заполнению, содержащимися в приказе Росстата №493 от 10.08.2018. Как и форму 57-Т («Сведения о заработной плате работников по профессиям и должностям»), которую сдают 1 раз в 2 года, отчет сдавать предстоит только по итогам текущего года, то есть в 2021 г.

Служба занятости населения

Конкретный порядок, сроки и формы представления отчетности устанавливают территориальные органы власти. Какие формы сдавать в территориальное отделение Росстата, можно найти на сайте statreg.gks.ru.

Сведения о вакансиях. Форма утверждена приказом Минтруда России от 26 февраля 2015 г. № 125н. Представляют ежемесячно. В отчет включают сведения о свободных и вакантных рабочих местах. В некоторых регионах действует своя форма отчетности.

Выполнение квот по инвалидам. Форма письменного отчета произвольная. Представляют ежемесячно. В отчет включают информацию о наличии вакантных рабочих мест, о локальных актах, которые содержат сведения о данных рабочих местах, и выполнении квоты по инвалидам.

Уведомление о ликвидации и сокращении численности или штата сотрудников. Форма — произвольная. Уведомление направляют за два месяца до начала ликвидации либо сокращения или за три месяца при массовом увольнении. В документе для каждого высвобождаемого сотрудника указывают должности, профессии, специальности и квалификационные требования к должности и условия оплаты труда.

Уведомления о введении режима неполного рабочего времени и о начале простоя. Форма — произвольная. Уведомление направляют в течение трех рабочих дней с момента, как работодатель введет режим неполного рабочего времени по своей инициативе или остановит производство и объявит простой.

Штрафы за несвоевременную отчетность

Рекомендуем внимательно изучить, какие отчеты и куда сдает кадровик в 2021 году, чтобы избежать санкций, предусмотренных законом. Непредставление или несвоевременное представление отчетов в Росстат образует состав административного правонарушения, ответственность за которое предусмотрена нормами статьи 13.19 КоАП РФ и карается денежными штрафами в размере:

• для должностных лиц — от 10 000 до 20 000 рублей;
• для юридических лиц — от 20 000 до 70 000 рублей.

Повторное нарушение увеличит расходы предприятий:

• для должностных лиц — от 30 000 до 50 000 рублей;
• для юридических лиц — от 100 000 до 150 000 рублей.

В настоящее время дела по статье 13.19 КоАП РФ рассматривает сам Росстат, срок привлечения к ответственности составляет 2 месяца со дня совершения административного правонарушения. Поскольку предприятий много, а Росстат один, то всех наказывать он не успевает, а это упущенная выгода в виде недополученных штрафов в бюджет страны.

Отчетность отдела кадров. Классификация

Специалист по кадрам собирает огромные объемы данных, всю эту информацию нужно собрать, классифицировать, записать. А позже сделать по этим данным отчет. Причем в основном такие отчеты собираются вручную! То есть информация просто копируется из одной таблицы в другую.

Какие отчеты требуются от специалиста по кадрам:

• Отчетность руководству (статистика и анализ – почему такие цифры и что можно улучшить)
• Отчетность в контролирующие органы

Отчеты нужно регулярно и постоянно, а на их создание тратится много времени.

Отчет по обучению специалистов (сделано в Tableau)

Адаптация новых сотрудников

В 1С:ЗУП КОРП 3.1 реализован контроль прохождения адаптации. Он включает в себя назначение мероприятий адаптации с указанием ответственных, контроль выполнения задач исполнителями, создание рассылок-напоминаний исполнителям о новых задачах, а также рассылки-уведомления «координатору выполнения задач» в случае невыполнения задач в назначенное время.

Для контроля процесса адаптации в системе предусмотрен отчет «Сотрудники на адап­тации и увольняемые». Отчет располагается в разделе «Отчеты по подбору персонала». Вид отчета показан на рисунке ниже. В отчете красным выделяются критичные задачи – уже просроченные, или задачи, которые должны быть выполнены сегодня.

Рис.15 Адаптация новых сотрудников

Отчет поможет директору по персоналу отслеживать, помогают ли работающие сотрудники своему новому коллеге влиться в коллектив.

Заполнение формы

Оформить бланк СЗВ-ТД достаточно просто. Единственное, в графе 4 «Вид мероприятия (прием, перевод, увольнение)» надо проставлять следующие коды:

Далее по ссылке показан образец заполнения СЗВ-ТД за январь 2020 года на примере одного сотрудника:

ОТЧЁТ СЗВ-ТД ЗА ЯНВАРЬ 2020

Обратите внимание, что в графе “Вид поручаемой работы” приводят код в формате “XXXX X” из справочника “Общероссийский классификатор занятий” (ОК 010-2014 (МСКЗ-08). Он принят и введен в действие приказом Росстандарта от 12 декабря 2014 г. № 2020-ст.

Как составить HR-отчет?

Для составления отчетности в каждом блоке программы имеется раздел «Отчеты». Он расположен в меню на первой строке.

Рис.2 Раздел Отчеты

Если войти в раздел отчетности, то мы увидим, что там имеется поиск. Например, нужно найти данные по стажу сотрудников. Для этого наберем слово «стаж» в строке поиска. Программа покажет все отчеты, в которых имеются данные по стажу. При этом будут видны отчеты из всех разделов, а не только из того, в котором задан поиск (при установке флажка «Во всех разделах»).

Возможность настраивать отчеты самостоятельно позволяет получать данные для принятия управленческих решений, так как эти отчеты дают точные данные в нужных разрезах.

Рис.3 Варианты отчета

Здесь же будут видны и варианты отчета, настроенные пользователем. Остается выбрать нужный отчет или вариант отчета, а чтобы список начинался с самых востребованных отчетов, нажмите на кнопку «Настройка».

Теперь можно убрать описание отчетов для компактного отображения перечня отчетов (снять соответствующий флажок), а также переместить отчет в «Быстрый доступ». Для этого нужно, встав на отчет, нажать правую кнопку мыши, а затем выбрать пункт «Переместить в быстрый доступ» контекстного меню.

Рис.4 Отчет Быстрый доступ

Причины появления новой отчётности

В середине 2021 года ПФР в связи с введением в России электронных трудовых книжек начал готовить новую отчётную форму под названием СЗВ-ТД (не путать с СТД-Р). Она утверждена постановлением правления ПФР от 25.12.2019 № 730п, которое вступило в силу с 4 февраля 2021 года.

Одновременно Правительство РФ внесло в Госдуму 3 законопроекта, которые установили возможность ведения сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде. Они содержат поправки в Трудовой кодекс РФ, в Закон об индивидуальном (персонифицированном) учете от 01.04.1996 № 27-ФЗ и в КоАП РФ.

Подробнее об этом см. «Минтруд разработал 3 законопроекта о переходе на электронные трудовые книжки: обзор».

Учет всех основных кадровых изменений на каждом предприятии обобщают сотрудники Пенсионного фонда. Но чтобы у них были все необходимые сведения и ПФР мог их персонифицировать по каждому сотруднику, работодателей обязали сдавать с 2021 года новый ежемесячный отчет СЗВ-ТД (постановление Правления ПФР “Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка ее заполнения”).

Пенсионному фонду нужно как можно больше информации о стаже. Поэтому соответствующие данные с 2021 года вносят на индивидуальный лицевой счет застрахованного лица.

Все сведения о трудовой деятельности с 2021 года можно получить:

• из Пенсионного фонда;
• в МФЦ («Мои документы»);
• на сайте госуслуг;
• у последнего работодателя.