Отчет по контрагентам: как подготовить, когда предъявлять?

Бухгалтеры сдают новый отчет в ФНС. Фото klerk.ru Введение многочисленных ограничений, спад трудовой деятельности, уменьшение продаж – это далеко не все, с чем столкнулись предприниматели и бизнесмены в этом году. Один из таких весьма неблагоприятных моментов выразился в том, что многие контрагенты, в глазах Федеральной Налоговой службы, вдруг стали неблагонадежными.

Из-за этого появился новый вид отчетности, которые вынуждены предоставлять предприниматели в государственный орган.

Контрагент лишился прикрытия в виде коммерческой тайны

Все идет к тому, что, выбирая контрагента, вы должны знать о нем больше, чем его родная мать. Матери все знать не обязательно, а вот вам о контрагенте надо знать все. Тем более, что от понятия коммерческой тайны в последние годы мало что осталось. С июля 2017 года, согласно изменениям, внесенным в 102-ю статью Налогового кодекса РФ, с существенной части информации, предоставляемой налогоплательщиками в ФНС, был снят гриф секретности.

Контрагент не может прикрываться коммерческой тайной в отношении следующих сведений:

• содержащихся в учредительных документах юридического лица,
• подтверждающих факт внесения записей о юрлице или ИП в соответствующие государственные реестры,
• дающих право на осуществление предпринимательской деятельности,
• о нарушениях законодательства Российской Федерации и привлечении к ответственности за такие нарушения,
• о лицах, имеющих право действовать без доверенности от имени юридического лица.
• данных о среднесписочной численности работников,
• данных об уплаченных организацией суммах налогов и сборов,
• данных о суммах недоимки и задолженности по пеням, штрафам,
• данных о суммах доходов и расходов по материалам бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Одна из причин раскрытия данных о налогоплательщиках, согласно официальным заявлениям ФНС, это как раз прозрачность для потенциальных партнеров. Снятие режима налоговой тайны на часть информации о налогоплательщиках дает компаниям возможность больше узнать потенциального партнера и оценить риски еще на этапе его выбора.

Проверьте, не банкрот ли компания

Если компания — банкрот, вы увидите это в выписке из ЕГРЮЛ. Но бывает, что юридическое лицо пока еще на стадии конкурсного производства, и сведений об этом нет в реестре. И если заключить с ним договор, вы просто потеряете деньги — вернуть их будет очень и очень сложно.

Загляните в единый реестр сведений о банкротстве. Укажите название компании и ИНН, или фамилию, имя и отчество индивидуального предпринимателя. Если есть дело, изучите его и посмотрите, почему контрагент может стать банкротом. Идеально, если сведений о нем нет.

Где брать информацию о контрагенте. Рекомендации ФНС

Чтобы обезопасить себя от заключения сделки с недобросовестными деловыми партнерами, ФНС рекомендует провести самостоятельную проверку по нескольким направлениям.

Источники информации о контрагенте:

• электронные сервисы ФНС и другие официальные ресурсы, среди которых различные сервисы налоговой, данные Вестника госрегистрации, база данных службы судебных приставов и т.п.
• данные из открытых источников, в том числе размещенные в СМИ и на просторах интернета, например, на официальном сайте компании, на ее страницах в соцсетях, на сайтах отзывов и т.п.
• если есть подписки, использовать для проверки контрагента различные базы данных, например «СПАРК» и т.п.
• адрес контрагента должен быть реальным. Для его проверки нужно не полениться и отправиться по указанному адресу. Вы должны быть уверены, что должностные лица компании находятся там, где официально заявлено.
• документы, подтверждающие право контрагента осуществлять заявленный вид деятельности (лицензии, сертификаты), полномочия должностного лица, подписывающего договор, и первичные учетные документы (внутренние приказы, протоколы об избрании руководителя организации, доверенности). А также документы, позволяющие оценить ресурсы контрагента, то есть его производственные мощности, персонал и т.п. Вы должны быть уверены, что у контрагента хватит ресурсов для осуществления контракта. Эти документы нужно запросить у потенциального контрагента. Помните, перечисленная выше информация не является коммерческой тайной компании.

Отслеживайте изменения по всем постоянным партнерам

На главной странице сервиса есть две вкладки: «Отслеживание» и «Недавно вы смотрели». Они помогут сэкономить время. Так вы быстро можете найти компании, которые недавно проверяли, и посмотреть актуальную информацию.

Инспекторы рекомендуют проверять компании каждый квартал перед отчетностью и перед крупными сделками и платежами. Но сервис позволяет не тратить на это кучу времени.

После того как вы проверили организацию, нажмите на кнопку «Отслеживать изменения». Все важные изменения, которые произошли с партнером, вы будете видеть на главной странице сервиса во вкладке «Отслеживание».

Но воспользоваться функцией отслеживания могут только постоянные пользователи сервиса.

Комплексный подход к проявлению осмотрительности

ФНС рекомендует сделать скриншоты страниц из интернета с информацией о контрагенте, сохранить эти скрины, а также распечатать их. Однако нужно знать, что, если сам факт исполнения сделки не подтвердится, распечатка с сайта не будет считаться весомым доказательством при оценке налоговыми органами правомерности включения в состав налогооблагаемой базы расходов по налогу на прибыль либо применения вычетов по НДС. Необходим комплексный подход в вопросе проявления должной осмотрительности при выборе контрагента. Именно частью этого комплексного подхода и является отчет по контрагенту.

Как поставить работу по выбору контрагента:

• Разработать документ о порядке работы с контрагентами.
• Создать внутренний регламент по проявлению должной осмотрительности и закрепить за этим направлением ответственного сотрудника.
• Собрать информацию о контрагенте.
• Запросить у потенциального контрагента пакет документов.
• Подготовить отчет по контрагенту, свидетельствующий о проявленной должной осмотрительности.

Что может включать в себя отчет по контрагенту:

• Адрес, телефон и электронная почта организации, имена контактных лиц;
• Имена учредителей, наличие аффилированных структур;
• Выписки из ЕГРИП, ЕГРЮЛ, Росстата;
• Финансовые показатели;
• Год основания компании;
• Количество сотрудников;
• Участие в торгах, наличие государственных контрактов;
• Судебные разбирательства.

Посмотрите, есть ли прибыль у компании

Бывает, что с виду все нормально: юрлицо зарегистрировано как налогоплательщик, сведений о банкротстве нет, нет судов и исполнительных производств. И прибыли тоже нет. Если в этом случае заключить договор с контрагентом, вы можете просто не дождаться от него исполнения обязательств.

Проверьте прибыль на сайте Росстата. Укажите год, за который нужны данные, и введите ИНН. И посмотрите в отчете, как обстоят дела у компании.

Обычно Росстат предоставляет сведения за прошлые годы — например, за 2021 год. Текущее финансовое положение компании узнать навряд ли получится, поэтому можно использовать данные за предыдущие отчетные периоды. Если компания несколько лет подряд остается в минусе, с ней явно что-то не так. А небольшой минус — не повод отказываться от сотрудничества: это может быть влияние кризиса.

Зачем нужна проверка контрагента и отчет

1. Для безопасности компании. Выбирая партнера, вы должны быть уверены в его надежности и в том, что взятые им обязательства будут выполнены.
2. Для проверки ФНС. Отчет по контрагенту необходимо предъявить налоговой в ходе проверки ил по запросу.
3. Для налоговых вычетов. Если ФНС удастся доказать, что компания не проявила должную осмотрительность при выборе контрагента, последует обвинение в получении необоснованной налоговой выгоды и доначисление налогов: входящий НДС, который был принят к возмещению из бюджета и налог на прибыль.

Почему нужно проверять надежность контрагента

Раньше контрагентов проверяли по собственному желанию, чтобы не нарваться на мошенников. Сейчас делать это обязательно — согласно Постановлению №53, каждый предприниматель должен проводить проверку перед заключением договора. Логика такова: не смогли распознать мошенника — виноваты сами и будете отвечать за это.

И действительно, если контрагент окажется недобросовестным, это может грозить многими проблемами. Вот некоторые из них:

Потеря денег. Самый очевидный исход — оплатили вы товар, ждете поставки, а ее нет. Мошенник уже на Канарах с вашими деньгами и не собирается ничего поставлять, из-за этого встает производство, вы не выполняете обязательства перед клиентами и теряете еще больше денег.

Доначисление налогов. ФНС (Федеральная налоговая служба) отслеживает сделки. И согласно Статье 54.1 НК РФ, может отказать в принятии расходов по сделке или доначислить налог, если вы работаете с ненадежным контрагентом. Вам в любом случае придется платить больше налогов, чем рассчитывали.

Проверки от ФНС. Если сотрудничаете с недобросовестными контрагентами, это — повод для налоговой отправить к вам внеочередную проверку. И если во время нее выявят нарушения, это тоже грозит проблемами — штрафами, перерасчетом налогов и так далее.

Проверки от правоохранителей. Такое возможно, если на вашего контрагента заведут уголовное дело. В его рамках правоохранительные органы будут проверять все компании, с которыми он заключал договора, в том числе и вашу.

Лучше потратить сейчас полчаса-час на проверку контрагента, чем потом терять несколько миллионов рублей или месяц разбираться с ФНС, налогами или правоохранителями. Так считает Евгения Попова, руководитель Accounting Group:

«Проверка контрагента стала почти законодательно прописанным обязательством компаний. Во-первых, это связано с зачетом НДС и экспортными возмещениями. АСК НДС — программа налогового контроля — включает в себя не просто контроль движения товарооборота. Она служит инструментом по выявлению налоговых схем по уклонению от уплаты налогов, выявления «покупного НДС» и счетов-фактур мнимых сделок. И так сказать, «обелять» себя приходиться различными способами. Никто не застрахован оказаться в цепи, где присутствует компания-однодневка, причем она может быть не ваш прямой поставщик или покупатель. Но доказывать инспекторам ФНС, что вы никоем образом не участвовали в противозаконных действиях, придется именно вам. Во-вторых, электронные аукционы по государственным контрактам — исполнение сметных обязательства для компании заказчика. Контрагент-подрядчик становится вашим партнером, который не должен привести вас к нарушениям положений бюджетного кодекса и повлечь за собой уголовного наказания. В-третьих, сделка прежде всего должна быть надежной, а обязательства по договору исполнены сторонами. И судебные тяжбы — не всегда приятная процедура»

Нужно ли сдавать отчет по контрагенту в налоговую?

Вся нормативно-правовая база, касаемая темы проявления должной осмотрительности при выборе контрагента фокусируется на том, что налогоплательщик должен самостоятельно провести проверку потенциального партнера и при необходимости доказать факт проведенной проверки. Документов, устанавливающих обязанность руководителей или должностных лиц, ответственных за ведение бухгалтерского и налогового учета, отправлять в ФНС отчет по контрагенту, подтверждающий проведение проверки контрагента на добросовестность, в настоящее время не существует. Инструкции по данной теме, исходящие от ФНС, все детальнее прописывают алгоритмы проявления должной осмотрительности, источники информации о контрагенте, однако пока отчетность о проделанной работе по проверке контрагента предоставляется ФНС по ее запросу, а не систематически, в установленные сроки и в обязательном порядке.

Проверьте регистрацию в качестве налогоплательщика

Регистрация в качестве налогоплательщика подтверждает достоверность сведений в ЕГРЮЛ и говорит о том, что компания платит налоги. Проверить ее можно тоже на сайте ФНС. Просто указываете ИНН и видите, есть ли регистрация:

Если регистрации нет, это большой повод насторожиться и воздержаться от заключения договора. Контрагент, не зарегистрированный в ФНС, фактически работает незаконно.

Как получить бухгалтерскую отчетность контрагента?

Самый короткий путь сделать это – запросить у самого контрагента. Однако всегда существует вероятность фальсификации данных с целью получения контракта. После запроса бухгалтерской отчетности контрагента рекомендуется сверять ее с данными Росстата. Соответствующую справку вы можете получить практически в каждой справочно-информационной системе — Интегрум, Контур-Фокус, UNIRATE24.

По бухгалтерской отчетности контрагента, хоть и не в прямую, можно установить его систему налогообложения. Так, если компания показывает выручку 68 млн. рублей и выше, компания . Упрощенная система налогообложения возможна только при выручке ниже указанной суммы.

Доверяй, но проверяй

Каждое предприятие желает видеть в числе своих контрагентов только честных и ответственных представителей. Но часто возникают моменты, когда из-за недобросовестности партнера сделки срываются или вообще приносят убытки. Чтобы избежать таких неприятностей, нужно быть уверенным в будущего партнера. Давайте посмотрим, как проверить отчетность контрагента.

Проверка отчетности

Теперь, когда вы удостоверились, что контрагент существует, необходимо проанализировать его бухгалтерскую отчетность. Максимальное количество информации вы узнаете из баланса. Форму (с отметкой ИФНС) вы можете запросить непосредственно у партнера или получить ее посредством специализированных систем.

Баланс подтверждает несколько важных моментов, относительно интересующей компании:

• Сдает ли предприятие отчетность в ИФНС и, следовательно, функционирует.
• Какими средствами располагает фирма на отчетную дату.

Не стоит заключать договор с компанией, которая регулярно представляет в органы ФНС нулевую отчетность. Особое внимание уделите графам, которые информируют об уставном капитале, заемных средствах, основных средствах, финансах.

Имея на руках бухгалтерскую отчетность, несложно составить график, показывающий финансовое положение предприятия, основываясь на котором, можно принять верное решение относительно сотрудничества. Например, не стоит спешить оформлять «товарный кредит» с предприятием, которое имеет минимальный уставный фонд, вы рискуете в случае банкротства фирмы потерять свои финансы.

Выписка из ЕГРЮЛ

Каким образом может быть осуществлена проверка контрагента? ЕГРЮЛ предоставляет сведения о регистрации субъектов хозяйствования. Если потенциальный партнер ко всем собранным им документам подложит недавно полученную выписку, подтверждающую, что он состоит на государственном учете, то это также явится основанием для того, чтобы считать его благонадежным. Кроме того, по данному документу могут быть проверены реквизиты контрагента, которые он указывает в договорах.

Подобная выписка может быть как предоставлена самим партнером, так и получена в налоговом органе или на соответствующем ресурсе.

Повторим: признаки недобросовестного контрагента

1. Сведений в ЕГРЮЛ вообще нет, они не совпадают с заявленной нишей, их скоро будут менять или компанию вообще исключат оттуда.
2. Нет регистрации в ФНС в качестве налогоплательщика.
3. Регистрация есть, но на массовом адресе.
4. Управленец дисквалифицирован и не имеет права руководить компанией.
5. Есть судебные разбирательства с контрагентом или на него заведены исполнительные производства.
6. Компания банкрот или находится на стадии конкурсного производства.
7. Нет прибыли, и несколько лет подряд фирма работает в минус.
8. Паспорт индивидуального предпринимателя или учредителя, руководителя недействителен.
9. Доверенность от лица компании поддельная или с истекшим сроком действия.
10. Один человек руководит несколькими фирмами, еще и с противоположными сферами деятельности.

Признаков мошенников много, но не стоит отказываться от сделки после первого же тревожного звонка. Бывает, что сведения в ЕГРЮЛ меняют из-за того, что учредитель поменял фамилию. Или регистрация на массовом адресе выполнена, просто чтобы сэкономить деньги на офисе — ведь компания работает удаленно.