Учет расходов на топливо по путевым листам в «1С:Бухгалтерии 8»

Учет ГСМ в 1С 8.3 Бухгалтерия — совокупность не очень сложных действий в программе. Правда, и здесь есть свои особенности. В данной статье мы сосредоточимся на операции списания ГСМ в 1С без использования функциональности Путевые листы, а также напомним, как организовать учет этих материалов в 1С 8.3.

Вы узнаете:

• какими документами оприходовать ГСМ;
• как списать бензин, в т. ч. по топливным картам в 1С 8.3.

Подробнее смотрите в онлайн-курсе: «Бухгалтерский и налоговый учет в 1С:Бухгалтерия 8 ред. 3 от А до Я»

Учет ГСМ по топливным картам: что такое топливная карта?

Топливная карта – новый способ заправки транспорта без постоянной оплаты топлива. Удобство карт заключается в следующем:

• Сведения о расходовании бензина хранится на чипе карты в электронной форме;
• Просмотреть данные об остатке и времени заправки горючего можно в любое время;
• Карта может оформляться как физическими, так и юридическими лицами;
• Повышается скорость обслуживания на заправочной станции;
• При оформлении большего лимита действуют скидки;
• Отсутствие нужды в отчете по чекам за топливо перед начальством;
• Упрощение бухгалтерского учета (все данные имеются в личном кабинете владельца карты).

Недостатком приобретения топливной карты является установление заправочными станциями определенного расписания для возможности оплаты топлива картами.

Приобретение ГСМ

Обычно схема приобретения ГСМ по талонам выглядит так.

1. Организация заключает договор купли-продажи с поставщиком ГСМ.
2. Поставщик ГСМ выставляет в адрес организации счет на оплату талонов.
3. Организация оплачивает счет и выдает своему представителю доверенность на получение талонов.
4. Представитель организации получает талоны и передает их сотруднику, ответственному за учет талонов и их выдачу водителям. Обычно в день выдачи талонов поставщик оформляет накладную (акт приемки-передачи) и счет-фактуру на ГСМ.
5. Водитель, получивший талоны, предъявляет их на АЗС и заправляет автомобиль. Объем отпущенного топлива должен соответствовать номиналу талона. Водителю выдается отрывной купон погашенного талона со штампом АЗС.

Ситуация: можно ли оприходовать ГСМ, приобретенные по талонам, на основании отрывных купонов к талонам?

Ответ: да, можно, при условии, что количество полученного топлива соответствует номиналу талона.

Если топлива по талону отпущено меньше, его фактическое количество может подтвердить только кассовый чек, выданный АЗС.

Приобретенные ГСМ можно оприходовать на основании первичных документов, которые содержат обязательные реквизиты, указанные в пункте 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Если отрывной купон к талону отвечает этим требованиям, то его можно принять к учету в качестве первичного документа. Однако так следует поступать, лишь если водитель заправил в бак столько же топлива, сколько указано в талоне. Если топлива по талону отпущено меньше, его фактическое количество может подтвердить только кассовый чек, выданный АЗС (письма Минфина России от 3 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/209 и УФНС России по г. Москве от 26 июня 2006 г. № 20-12/56636). Причем при отпуске ГСМ по талонам АЗС вправе выдавать кассовые чеки, в которых фиксируется только объем топлива без указания цены и общей стоимости (см., например, письма УФНС России по Московской области от 4 августа 2005 г. № 22-19/0156, УМНС России по г. Москве от 30 апреля 2004 г. № 29-12/29514).

Совет: если срок действия талонов истекает, а бензобаки автомобилей полностью заправлены, слейте бензин в свободные пожаробезопасные емкости. Например, в металлические канистры. Выбрав оплаченное топливо полностью, организация избежит финансовых потерь.

На практике лучше не допускать ситуаций, в которых организация будет получать ГСМ в количестве меньшем, чем номинал талона. Дело в том, что независимо от фактического объема отпущенного топлива, предъявленный талон АЗС погасит полностью. При этом невыбранное количество бензина нельзя будет отразить ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете.

Как получить топливную карту?

Этапы оформления карты:

• Зарегистрировать электронный кошелек в нефтяной компании.
• Создать личный кабинет.
• Определиться с параметрами договора:

1. установить лимит на количество топлива;
2. закрепить карту за конкретным автомобилем (по номеру авто – так в случае воровства карты мошенник не сможет ею воспользоваться);
3. выбрать марку бензина.

• Пополнить счет (банковский перевод, оплата на расчетный счет).

Виды талонов

Талоны на ГСМ могут быть:

• денежными (выдаются на определенный лимит стоимости ГСМ);
• литровыми (выдаются на определенный лимит объема ГСМ).

Чтобы приобретать ГСМ по талонам, с поставщиком нужно заключить договор. Поставщик обеспечивает отпуск ГСМ через определенную сеть АЗС. Перечень АЗС, отпускающих ГСМ по талонам того или иного поставщика, обычно приводится в договоре (приложении к нему) с указанием адресов.

Внимание: талоны на ГСМ имеют ограниченный срок действия (например, месяц или квартал). Если в договоре с поставщиком не предусмотрен возврат средств за талоны, не использованные в срок, то несвоевременное получение ГСМ может обернуться для организации финансовыми потерями.

Учет топливной карты

Сама карта (без стоимости топлива) относится к материально-производственным расходам и оцениваются по фактической стоимости. Затраты на приобретение карт пойдут на расходы по обычным видам деятельности.

Учет цены карты ведется на основании товарной накладной на счете “Прочие расходы”, а под конец месяца общая стоимость прибавляется к стоимости купленного топлива.

Бухгалтерский учет выдачи топливных карт

Ни на каком бухгалтерском счете выдача топливной карты сотруднику не отображается, и никаких проводок не осуществляется, поскольку денежные средства фактически не выдаются.

Однако выдача карт фиксируется в журнале, форма которого должна утверждаться руководством компании и содержать следующие графы:

• Модель и гос. номер транспорта, на который оформлялась карта, и которым пользуется работник предприятия по приказу начальства;
• ФИО водителя, его личная подпись;
• Дата выдачи топливной карты водителю;
• Дата, на которую карта должна быть возвращена.

Учёт по картам

Чтобы платить картой, организация должна заключить с поставщиком договор, после чего будет оформлена специальная топливная карта. На такой карте есть сведения о том, какие нефтепродукты могут по ней приобретаться, в каких количествах, о сопутствующих услугах, а также объёме средств, которым можно оперировать для приобретения топлива и услуг.

Чаще всего карта предоставляется бесплатно с последующим возвратом. Но, если за неё полагается отдельная плата, то оприходование её стоимости оформляется в виде поступления услуги. Для этого нужно создать поступление «Услуги (акт)», зайдя через меню «Покупки» и «Поступление». Ниже это показано подробнее.

Топливная карта в таком случае учитывается на забалансовом счёте 006. Отражается она через меню «Операции» и далее «Операции, введённые вручную».

Если за изготовление карты платить не пришлось, она всё равно должна быть отражена на том же забалансовом счёте, просто указывается условная цена в один рубль.

По завершении месяца поставщик должен предоставить документы с указанием, сколько было приобретено топлива в литрах. На основании этих документов проводится учёт на счёте 10.03.1 «Топливо». Оформление проводится в меню «Покупки», далее «Поступление», через «Поступление товаров (накладная)».

Нужно создать новый документ с тем же названием, указать нужные данные, а также добавить строки в табличную часть «Товары» при помощи кнопки «Добавить» либо «Подбор». Также следует указать тип номенклатуры, то есть ГСМ.

В результате проведено оприходование ГСМ и сформирована проводка Дт. 10.3 – Кт. 60. Оформление покупки топлива по карте завершено.

Бухгалтерский учет затрат на топливо

Топливо относится к ГСМ, имеющим следующие характеристики:

• нормативный расход;
• фактический расход.

Затраты топлива подтверждаются путевыми листами, содержащими сведения:

• о пробеге машины;
• о марке и номере авто;
• о количестве топлива, выданного по топливной карте;
• остаток топлива при выезде водителя и прибытии в компанию;
• сравнение нормативного и фактического расхода горючего;
• заключение о перерасходе или об экономии бензина.

Списание топлива

Стоимость топлива, которая списывается на расходы, зависит от метода оценки МПЗ (ФИФО, по средней себестоимости) (п. 16 ПБУ 5/01).

При списании ГСМ в бухучете сделайте проводку:

Дебет 20 (23, 26, 44…) Кредит 10-3 (10 субсчет «Талоны в бензобаках автомобилей)

– списана стоимость израсходованного топлива (на основании путевого листа).

Пример отражения в бухучете ГСМ, приобретенных по талонам. Право собственности на ГСМ переходит к организации в момент получения талонов

1 июня ООО «Альфа» приобрело денежный талон на бензин стоимостью 510 руб. (в т. ч. НДС – 78 руб.). Поставщик оформил накладную и выставил «Альфе» счет-фактуру.

4 июня талон был выдан водителю служебного автомобиля Ю.И. Колесову. В книге учета движения талонов об этом сделана соответствующая отметка. В этот же день водитель приобрел по талону 30 литров бензина АИ-92 по цене 17 руб. за литр (в т. ч. НДС – 2,59 руб.). Для оценки материалов в бухучете учетной политикой организации предусмотрен метод средней стоимости.

Согласно учетной политике организации путевые листы составляются за месяц. 30 июня Колесов сдал в бухгалтерию путевой лист. По данным путевого листа весь бензин, полученный по талону (30 л), был израсходован в течение месяца. Фактический расход соответствует нормам, утвержденным руководителем организации.

В учете организации сделаны следующие записи.

1 июня:

Дебет 60 Кредит 51 – 510 руб. – оплачен талон на бензин;

Дебет 10 субсчет «Талоны на ГСМ полученные» Кредит 60 – 432 руб. (510 руб. – 78 руб.) – оприходован талон на бензин;

Дебет 19 Кредит 60 – 78 руб. – отражен НДС по приобретенному талону.

4 июня:

Дебет 10 субсчет «Талоны на ГСМ выданные» Кредит 10 субсчет «Талоны на ГСМ полученные» – 432 руб. – выдан талон водителю (на основании книги учета движения талонов);

Дебет 10 субсчет «ГСМ в бензобаках автомобилей» Кредит 10 субсчет «Талоны на ГСМ выданные» – 432 руб. – оприходован бензин, заправленный в бак автомобиля (на основании чека АЗС и отрывного купона к талону);

Дебет 68 «Расчеты по НДС» Кредит 19 – 78 руб. – предъявлен к вычету НДС.

30 июня бухгалтер «Альфы» рассчитал среднюю стоимость 1 литра топлива. Исходя из расчета средняя стоимость 1 литра бензина оказалась равной его покупной стоимости.

На основании путевого листа стоимость ГСМ была списана на расходы в бухучете:

Дебет 26 Кредит 10 субсчет «ГСМ в бензобаках автомобилей» – 432 руб. – списан фактически израсходованный бензин.

Бухгалтерский учет и проводки покупки и списания ГСМ по топливным картам

В бухгалтерском учете горюче-смазочные материалы, купленные по топливной карте, приходуются на счет 10 “Материалы” по фактической себестоимости и без учета НДС. Выделенный в счет-фактуре НДС отражается независимо на счете 19 “НДС по приобретенным ценностям”.

Оприходовано будет горючее в тот же день, когда к фирме перешло право владения на него, поскольку счет 10 предназначен для отображения данных о наличии материалов в собственности компании. Эта дата может быть прописана в договоре. К примеру, датой перехода прав владения на ГСМ может признаваться день фактической оплаты – тогда к счету 10 открываются субсчета “ГСМ в резервуарах поставщика” и “ГСМ в бензобаках автомобилей”.

«Бонусное» топливо: как учесть

Как правило, при покупке авто новый владелец получает не только саму машину, но и некоторое количество бензина в баке. Если это прописано в договоре купли-продажи, бухгалтер сможет без проблем оприходовать ГСМ. Если топливо в договоре не упоминается, то применяют различные подходы. Когда бензина не очень много, то его попросту не учитывают, а отсчет поступления и списания ГСМ начинают с первой заправки.

Если бак практически полон, то сначала определяют объем, используя те же методы, что и при инвентаризации. Затем оформляют либо безвозмездное получение, либо выявление излишков.

В случае безвозмездного получения стоимость топлива проводят по дебету счета 10 и кредиту счета 98 «Доходы будущих периодов». Впоследствии, при списании, делают проводки по дебету «затратного» счета (20, 26 или 44) и кредиту счета 10 «Материалы», а также по дебету счета 98 и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы».

В налоговом учете безвозмездно полученные ГСМ – это налогооблагаемые доходы (подп. 8 ст. 250 НК РФ).

Если организация показывает излишки, выявленные при инвентаризации, то в бухгалтерском учете их следует включить в доходы и провести по дебету счета 10 и кредиту счета 91. В налоговом учете также необходимо сформировать доходы на основании подпункта 20 данной статьи.

Возможна и обратная ситуация, когда организация продает авто, а вместе с ним и топливо в баке. Здесь лучше всего внести в договор купли-продажи отдельный пункт, где указать объем и цену бензина. Это даст возможность показать реализацию ГСМ отдельно от реализации машины. С юридической точки зрения все будет корректно, ведь никакой лицензии для продажи топлива не требуется. При отсутствии специального пункта в договоре выбытие бензина надо провести по дебету счета 91 и кредиту счета 10. В налоговом учете подобные расходы отражать нельзя, поскольку стоимость безвозмездно переданного имущества не уменьшает облагаемый доход (под. 16 ст. 270 НК РФ).

При передаче автомобиля в аренду топливный бак также бывает полностью или частично наполнен. Тут, как и в ситуации с куплей-продажей, предстоит разобраться, как учесть такой бензин.

Иногда организации просто договариваются, что арендодатель передает определенное количество топлива, а арендатор по окончании срока аренды обязуется вернуть такое же количество вместе с машиной. При этом право собственности на ГСМ остается за арендодателем, и передача топлива в учете не отражается.

Но такой вариант не совсем корректен для арендатора, ведь фактически он использует полученный бензин и, как следствие, должен сделать определенные записи в учетных регистрах. По этой причине большинство компаний все же показывают передачу ГСМ от арендодателя арендатору.

Самый распространенный вариант отражения такой передачи – это реализация. Сначала арендодатель продает топливо арендатору, а после окончания срока договора арендатор продает такое же количество арендодателю.

Другой вариант – товарный заем. Здесь арендодатель выступает в роли заимодавца, а арендатор – в роли заемщика. Оба варианта вполне законны, и бухгалтеру остается выбрать тот, что наиболее удобен в конкретной ситуации.

Налоговый учет затрат на покупку топливной карты

Вид затрат на приобретение топливных карт должен быть закреплен приказом в учетной политике фирмы:

• материально-производственные расходы;
• затраты на содержание автотранспорта;
• другие производственные затраты, не относящиеся к производственному процессу и продажам.

НДС может быть принят к вычету, если:

• была получена счет-фактура, подтверждающая покупку топливной карты;
• с помощью карты осуществляются торговые операции, и их стоимость облагается НДС;
• топливная карта принята на учет бухгалтерией.

Нужен ли кассовый чек и каким он должен быть

Вопрос выдачи подотчетному лицу — работнику организации на АЗС кассовых чеков со стоимостью заправки или без нее не имеет однозначного ответа. В Письме УФНС России по Московской области от 04.08.2005 N 22-19/0156 указано, что при косвенной безналичной оплате, считаемой формой оплаты за нефтепродукты на автозаправочных станциях магнитными и чиповыми картами, талонами и другими документами, являющимися эквивалентами заранее оплаченного определенного количества нефтепродукта, организации вправе выдавать кассовый чек без указания стоимости, но с указанием количества литров нефтепродукта. В частных разъяснениях специалисты Минфина России согласны с таким подходом и в настоящее время. Действительно, указание в чеках ККТ стоимости может привести к удвоению оборотов. Получится, что касса будет дублировать ранее полученные суммы безналичной оплаты. Но в то же время Десятый арбитражный апелляционный суд в Постановлении от 17.05.2007, 24.05.2007 по делу N А41-К2-13402/06 отклонил довод налогового органа о том, что при косвенной безналичной оплате в чеке не должна указываться стоимость отпускаемых нефтепродуктов. Таким образом, данный вопрос остается неурегулированным до настоящего времени. Иногда топливные компании выставляют счета к оплате за информационные услуги по представлению детализации расчетов за месяц. Данные затраты будут представлять единовременные расходы предприятия. Некоторые специалисты предлагают включать их сумму в стоимость приобретенных в течение месяца ГСМ. Аргументируют они это следующим образом: п. 6 ПБУ 5/01 определяет, что фактической себестоимостью МПЗ, приобретенных за плату, признается сумма фактических затрат организации на приобретение, за исключением НДС и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных законодательством). К фактическим затратам на приобретение МПЗ относятся, в частности, суммы, уплачиваемые организациям за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением МПЗ. На наш взгляд, данный подход не является обоснованным и лишь приводит к повышению трудоемкости учетного процесса. Полагаем, что следует исходить из того, что данные услуги не являются непосредственно связанными с приобретением ГСМ, а являются сопутствующими.

Налоговый учет затрат на топливо

Идея установления транспортного налога, сумма которого учитывалась бы в стоимости топлива, появилась в 2010 году. Данный вид налога относится к региональным, а потому власти на местах вправе самостоятельно утверждать:

• правила его расчета;
• показатель мощности машины для расчета суммы налога по определенной ставке;
• размер ставки налога.

На сегодняшний день налог на топливо относится к транспортным налогам, и его сумма напрямую зависит от показателя мощности транспортного средства.

Бухучет

Порядок бухучета талонов на ГСМ зависит от условий договора с поставщиком, а также от вида талонов. Топливо (талоны на ГСМ) принимайте к учету по фактической себестоимости (без НДС) (п. 5, 6 ПБУ 5/01). НДС, выделенный в счете-фактуре, учтите отдельно на счете 19 «НДС по приобретенным ценностям».

Если в договоре не указан момент перехода права собственности на ГСМ, приходуйте их в момент получения талонов. Это следует из положений статей 223 и 458 Гражданского кодекса РФ.

На дату получения талонов сделайте проводку:

Дебет 10 субсчет «Талоны на ГСМ полученные» Кредит 60

– оприходованы талоны на бензин (на основании накладной (акта приемки-передачи)).

После того как талоны выданы водителям, в учете сделайте проводку:

Дебет 10 субсчет «Талоны на ГСМ выданные» Кредит 10 субсчет «Талоны на ГСМ полученные»

– талоны на ГСМ выданы водителям (на основании книги учета движения талонов).

Количество бензина, фактически полученного на АЗС, отражайте проводкой:

Дебет 10 субсчет «ГСМ в бензобаках автомобилей» Кредит 10 субсчет «Талоны на ГСМ выданные»

– оприходован бензин, заправленный в бак автомобиля (на основании отрывного купона к талону и чека АЗС).

Если в договоре сказано, что право собственности на ГСМ переходит к организации в момент заправки автомобиля, то порядок бухучета зависит от вида талонов.

Литровые талоны учитывайте за балансом на счете 006 «Бланки строгой отчетности». Изменение цен, которое может произойти после оплаты талонов, никак не повлияет на оценку ГСМ в учете: они будут отражаться по цене приобретения.

В момент получения талонов в бухучете сделайте проводку:

Дебет 006 субсчет «Талоны на ГСМ»

– оприходованы талоны на бензин (на основании накладной (акта приемки-передачи)).

Выдачу талонов водителям в бухучете отразите так:

Кредит 006 субсчет «Талоны на ГСМ»

– выданы талоны водителю (на основании журнала учета приема и выдачи талонов на бензин).

При оприходовании топлива (заправки автомобиля на АЗС) сделайте проводку:

Дебет 10-3 Кредит 60

– оприходовано фактически полученное топливо (на основании чеков АЗС, отрывных купонов к талонам).

Если приобретены денежные талоны, учитывайте их в кассе в составе денежных документов. В бухучете получение талонов отразите проводкой:

Дебет 50-3 Кредит 60

– получены талоны на бензин (на основании накладной (акта приемки-передачи)).

Водителям талоны выдавайте под отчет:

Дебет 71 Кредит 50-3

– выданы талоны сотруднику (на основании книги учета движения талонов).

Топливо, полученное по талонам, оприходуйте проводкой:

Дебет 10-3 Кредит 71

– оприходованы ГСМ, приобретенные по талонам (на основании чека АЗС, отрывных купонов к талонам).

Бухгалтерский учет и проводки по ГСМ в бюджетном учреждении

Бюджетным учреждениям приходится обосновывать целевое расходование средств государственного бюджета. Особенность бюджетного учета затрат на ГСМ – необходимость оформления специальной первичной документации, заполняемой бухгалтером и водителем.

Топливная карта служит одновременно и расчетным, и учетным документом. Согласно нормам закона бюджетные организации обязаны разместить заказ ГСМ путем проведения торгов или без них, но тогда общая сумма заказа должна быть ниже 100 тысяч рублей за квартал. А значит, для доказательства понесенных расходов нужно иметь результаты торгов или документы, подтверждающие расчетную (плановую) стоимость заказа. Организация подготавливает смету с учетом плановых показателей, применяемых при расчете объема затрат на ГСМ, а после их проверки главный распорядитель средств должен утвердить смету.

ГСМ должны тратиться в рамках утвержденных норм, в каждом бюджетном предприятии должен быть внутренний локальный акт о нормах расхода ГСМ. Учреждение вправе вводить отдельные поправочные коэффициенты к нормам затрат горючего, обосновав их применение и доказав производственную необходимость в их установлении.

Бухгалтерия бюджетного учреждения ведет раздельный учет ГСМ в зависимости от направлений их применения на обособленном счете 010503000 “Горюче-смазочные материалы”. Приходуются ГСМ по фактической стоимости. НДС, уплаченный при покупке ГСМ, не включаются в эту стоимость только тогда, когда топливо оплачено из доходов от налогооблагаемой предпринимательской деятельности учреждения и использовано в деятельности, облагаемой налогами.

Бензин и дизельное топливо учитывается по договорной цене в связи с некоторыми особенностями, связанными с крупными закупками данных ГСМ за наличный и безналичный расчет, а также по топливным картам.

Ведение аналитического учета

Аналитический учет ГСМ может быть различной детализации (в зависимости от специфики предприятия, требований системы контроля на предприятии). Он может вестись по материально ответственным лицам, водителям служебного транспорта, местам хранения, виду топлива, автомашинам и т.д. В ряде случаев, особенно на больших предприятиях, целесообразно для контроля сохранности и движения топлива ввести субсчета второго уровня, например: — субсчет 3-1 «Топливо на складе»; — субсчет 3-2 «Топливо в баках автотранспорта»; — субсчет 3-3 «Топливо по талонам». Приемка соответствующего количества топлива должна быть подтверждена или показателями объемных жидкостных счетчиков, или же исходя из емкости резервуара и уровня имеющегося в цистерне несливаемого количества. Целесообразно, особенно на больших предприятиях, периодически (например, ежемесячно) подтверждать актом, составляемым комиссией, остатки топлива в баках служебного транспорта. При этом важно учесть следующие особенности оценки остатков топлива в баках: — оценка топлива в баке осуществляется на основании показаний датчика уровня топлива; — любая неисправность данного датчика, вероятнее всего, приведет к получению неверных показателей, поэтому датчики должны находиться в исправном состоянии; — правильность оценки величины топлива в баке зависит от наличия/отсутствия повреждений топливного бака. Ведь вмятины на баке будут следствием изменения его емкости, в то время как датчик уровня топлива в соответствии со своим названием определяет объем топлива по его уровню в баке.

Пример учета ГСМ по топливной карте

04.06 фирма заключила договор с АЗС на пользование топливной картой и сразу оплатила стоимость карты (118 рублей, включая НДС 18 руб.). Обслуживание карты бесплатное, право собственности на бензин переходит фирме в момент заправки авто. Карта закреплена за КамАЗ-5320, на котором доставляется товар клиентам.

05.06 карта была выдана фирме и передана водителю.

30.06 на карту был перечислен аванс (5900 рублей, включая НДС 900 рублей).

На протяжении июля водителю было выдано по карте 380 л ДТ стоимостью 15 руб./л, включая НДС 2,29 руб.:

• 07 – 180 л на 2700 руб. (НДС – 412 руб.);
• 07 – 200 л на 3000 руб. (НДС – 458 руб.).

На последний день июля (31.07) АЗС переслала фирме:

• счет-фактуру;
• акт приемки-передачи, где прописаны объем и стоимость выданного ГСМ;
• отчет по операциям с топливной картой.

Бухгалтерские проводки

Учет ГСМ предприятиями на ОСНО

Затраты на ГСМ включаются в состав:

• Материальных расходов (когда оказываются автотранспортные услуги). Списываются с учетом метода оценки материалов, принятого в компании;
• Прочих затрат на производство и продажи (когда транспорт эксплуатируется для нужд компании). Списываются по фактической стоимости покупки (без НДС).

С целью расчета налога на прибыль ГСМ принимаются к учету по цене приобретения без учета НДС, если он включен в стоимость и выделен в расчетном документе отдельной строкой. НДС принимается к вычету по счет-фактуре. Стоимость ГСМ включается в затраты на день принятия к учету путевого листа или по мере продажи товаров/работ/услуг, в себестоимость которых ГСМ включены, если затраты на ГСМ признаны прямыми.

Когда путевые листы проведены по учету (должны быть чеки с АЗС), стоимость истраченного топлива включается в состав затрат, которые снижают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

Указанный порядок списания ГСМ применяется в фирмах, рассчитывающих налог кассовым методом и методом начисления, поскольку при применении топливной карты ко времени фактической выдачи топлива деньги за него уже уплачены.

Учет ГСМ компаниями на УСН

Фирмы на режиме УСН “Доходы минус расходы” имеют право включить затраты на ГСМ в состав расходов, однако необходимо документально их подтвердить.

Компаниям, применяющим режим УСН “Доходы” (ставка 6%), запрещено снижать налогооблагаемую базу на сумму затрат на ГСМ.

Списываются расходы на топливо при расчете налога к уплате также как в случае с предприятиями на ОСНО, но есть одно непременное условие для признания затрат на УСН – их оплата. НДС по таким затратам также снижают налогооблагаемую базу по налогу на УСН.

Учет ГСМ фирмами на ЕНВД

Затраты на топливо не оказывают никакого влияния на расчет налогооблагаемой базы по ЕНВД в силу того, что объект налогообложения ЕНВД – вмененный доход.

Учет ГСМ организациями на ОСНО/ЕНВД

Затраты на топливо в компаниях, применяющих одновременно ОСНО и ЕНВД, должны быть распределены, однако расходы на ГСМ, которые относятся только к одному из видов деятельности, не подлежат распределению.

К вычисленной части затрат по тому виду деятельности, которая облагается ЕНВД, нужно прибавить сумму НДС, которую не разрешается принимать к вычету.

Поступление ГСМ по авансовому отчету

Чтобы отразить самостоятельную покупку водителем бензина за наличность, выданную ему, оформляем авансовый отчет. При этом сначала необходимо оформить выдачу денежных средств подотчетному сотруднику. Выдача денег из кассы фиксируется документом «Выдача наличных» с видом операции «Выдача подотчетному лицу».

Рис.8 Заполнение документа Выдача наличных

Теперь создадим сам «Авансовый отчет» через «Банк и касса» — «Авансовые отчеты».

Рис.9 Кассовые документы

Рис.10 Авансовый отчет

С помощью кнопки «Создать» создаем новый документ, в котором заполняем первую закладку «Авансы»: фиксируем документ выдачи аванса (у нас «Выдача наличных»), а внизу – прикрепленных к отчету документов. Далее переходим к заполнению табличной части, в которой подбираем приобретенную номенклатуру (Бензин Аи-95), указав количество и цену.

Таким образом, мы оприходовали ГСМ через авансовый отчет. Его проводки – Дт. 10.3 — Кт. 71.01. Нажав кнопку «Печать» получаем печатную форму документа.

Рис.11 Печатная форма авансового отчета

Законодательные акты по теме

Законодательные акты представлены следующими документами:

Учет ГСМ в 1С 8.3 — пошаговая инструкция

В организации учет и списание ГСМ состоит из:

• поступления;
• распределения (если ГСМ закупается централизованно);
• расходования;
• списания.

Рассмотрим таблицу отражения данных операций в 1С в виде пошаговой инструкции.

Как видим, одна из важнейших процедур: учет расходования ГСМ — не находит отражения в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 при выключенной функциональности Путевые листы. Там отражается лишь результат данной операции — списание топлива по путевым листам в 1С 8.3.

Типичные ошибки

Ошибка № 1: На предприятии, одновременно применяющем режимы налогообложения ОСНО и ЕНВД, НДС по расходам на ГСМ приняли к вычету в отношении налогооблагаемой базы только по одному из видов деятельности.

Комментарий: Сумма НДС, выделенная в счете-фактуре для такого предприятия, должна быть распределена по методике, описанной в п. 4, 4.1 ст. 170 НК РФ.

Ошибка № 2: Бензин и дизельное топливо бюджетное учреждение приняло к учету по фактической себестоимости.

Комментарий: Бензин и ДТ должны быть учтены по договорной цене, это связано с большим объемом их закупок за наличную оплату, безналичный расчет и оплату по топливной карте.

Учет компенсаций ГСМ

Личные автомобили работников для выполнения служебных задач в организациях используются довольно часто. Трудовое законодательство обязывает работодателя в связи с этим выплачивать работникам компенсации, не устанавливая ограничений по их величине.

В таких ситуациях важно правильно оформить документацию и помнить, что для налогового учета таких выплат установлены свои правила.

Согласно статье 188 Трудового кодекса РФ, обязанность по выплате компенсации возникает у работодателя, если имущество работника используется самим работником в интересах работодателя и с согласия или ведома работодателя. Установлено, что размер компенсации, так же как и сумма возмещаемых расходов, определяется сторонами трудового договора самостоятельно и фиксируется в письменном соглашении.

Ограничений по размеру выплат трудовое законодательство не содержит. Поэтому теоретически организация может выплачивать работникам компенсации в размерах, установленных соглашением. Размер компенсации должен быть обоснован.

Рекомендуется составить двустороннее письменное соглашение в виде приложения к трудовому договору. В нем предусмотреть, например, такие пункты:

• работник с … (дата) при исполнении своих трудовых обязанностей использует в служебных целях принадлежащий ему автомобиль (марка, объем двигателя, год выпуска, государственный номер);
• за использование автомобиля работодатель выплачивает работнику компенсацию;
• компенсация рассчитывается исходя из указанного в руководстве по эксплуатации автомобиля норматива расхода топлива (указать) и километража, пройденного в служебных целях.

Работник обязуется:

• вести учет служебных поездок в путевых листах;
• представлять в бухгалтерию работодателя путевые листы и документы, подтверждающие транспортные расходы за месяц, в последний рабочий день этого месяца.

Компенсация выплачивается по окончании календарного месяца.

К соглашению следует приложить копию свидетельства о регистрации транспортного средства и копию руководства по эксплуатации автомобиля.

Обратите внимание

Зимой вы вправе списать больше расходов на ГСМ. Расход топлива в холодное время года увеличивается из-за погодных условий, использования обогревателя и т. д. Вы вправе увеличить нормы, которые используете летом. Но алгоритм действий также зависит от того, какие нормы вы применяете – установленные Минтрансом или свои.

Однако в целях налогообложения прибыли эти компенсации нормируются. Подпунктом 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ определено, что затраты на выплату компенсаций за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов учитываются в расходах только в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92: для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно – 1200 рублей, свыше 2000 куб. см – 1500 рублей.

Таким образом, в целях налогообложения прибыли в расходах можно учесть только сумму, не превышающую приведенные выше нормы.

Сумма превышения компенсации над законодательно установленной нормой в расходах при исчислении налога на прибыль не учитывается (п. 38 ст. 270 НК РФ).

При установлении размера компенсации имейте в виду, что при выплате такой компенсации отдельное возмещение стоимости ГСМ является в целях налогообложения сверхнормативной выплатой, не уменьшающей налоговую базу по налогу на прибыль (письмо Минфина России от 23.08.2013 № 03-03-06/1/39239).

Правомерность этого подхода подтверждается судами (постановление ФАС Уральского округа от 08.12.2008 № Ф09-9153/08-С3, определение ВАС РФ от 29.01.2009 № ВАС-495/09).

Расходы организации в виде компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов признаются в целях налогообложения прибыли на дату выплаты данной компенсации работнику, то есть пока компенсация реально не выплачена, учесть ее в расходах нельзя.

УСН

Налоговую базу организаций на упрощенке, которые платят единый налог по ставке 6 процентов, расходы на ГСМ не уменьшают (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

Организации на упрощенке, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, могут включить в состав затрат (прочих или материальных) документально подтвержденные и оплаченные расходы на приобретение ГСМ (подп. 12, 5 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Порядок списания таких расходов при расчете единого налога аналогичен порядку, который применяется при общей системе налогообложения с учетом положений пункта 2 статьи 346.17 Налогового кодекса РФ (п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Этот пункт устанавливает обязательное условие для признания расходов при упрощенке – их оплата. Суммы НДС по этим расходам тоже уменьшают налоговую базу по единому налогу (подп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).